Mitä kaikkea täytyy ottaa huomioon, kun esimerkiksi verkkokauppa integroidaan taloushallinnon ohjelmistoon? Entä mitä asiakkaalta tarvitaan projektin aikana? Käymme läpi, miten integraation käyttöönotto etenee Flashnoden kanssa kartoituksesta testaukseen ja jatkuvaan ylläpitoon.
Integraatioprojekti alkaa Flashnoden kanssa aina asiakkaan liiketoiminnan ja tarpeiden läpikäynnistä.
Ensimmäiseksi selvitetään, mitkä järjestelmät halutaan yhdistää ja mitä tietoa niiden välillä pitäisi liikkua. Samalla käydään läpi, mitä integraatiolta käytännössä halutaan: halutaanko automatisoida esimerkiksi verkkokaupan tilaukset, varastosaldot, tuotetiedot, laskutus vai useampi näistä?
Kaikki yritykset eivät tarvitse samanlaista integraatiota. Yhdelle tärkeintä voi olla verkkokauppatilausten automaattinen siirtäminen taloushallintoon, toiselle taas tuotteiden ja varastosaldojen synkronointi verkkokaupan ja ERP-järjestelmän välillä.
Kartoituksen perusteella pystytään määrittelemään integraation laajuus, toteutustapa ja kustannukset.
Tutustu tarkemmin Flashnoden integraatioprojekteihin.
Toteutuksessa pureudutaan yksityiskohtiin
Kun toteutuksesta on sovittu, siirrytään integraation suunnitteluun ja käyttöönottoon.
Tässä vaiheessa Flashnode tarvitsee tarvittavat käyttöoikeudet tai rajapintatunnukset integroitaviin järjestelmiin. Tarkka tapa riippuu aina käytössä olevista ohjelmistoista.
Aloitusvaiheessa käydään tarkemmin läpi integraation toiminta ja ne asetukset, jotka vaikuttavat siihen, miten tieto siirtyy järjestelmien välillä.
Jos kyseessä on esimerkiksi verkkokaupan ja taloushallinnon integraatio, sovittavia asioita voivat olla:
- milloin tilaus lähtee integraatiossa siirtoon
- millä tiedolla asiakas tunnistetaan
- miten tuotteet tunnistetaan järjestelmien välillä
- miten maksutavat käsitellään
- mille kirjanpidon tileille tai laskentakohteille myynti ohjataan
- miten ALV-tiedot käsitellään
- mitä tapahtuu hyvityksille ja palautuksille
- liikkuuko tieto yhteen vai molempiin suuntiin.
Tässä vaiheessa kannattaa siis pureutua yksityiskohtiin. Mitä tarkemmin yrityksen prosessi tunnetaan ennen käyttöönottoa, sitä paremmin integraatio voidaan rakentaa tukemaan sitä.
Lue lisää verkkokaupan integraatioista.
Miten asiakkaat ja tilaukset tunnistetaan integraatiossa?
Yksi tärkeä käyttöönotossa määriteltävä asia on se, miten sama asiakas, tuote tai tilaus tunnistetaan eri järjestelmissä.
Esimerkiksi B2B-verkkokaupassa verkkokaupan yritysasiakas voidaan yhdistää taloushallinnosta löytyvään asiakkaaseen asiakasnumeron, Y-tunnuksen tai muun yksilöivän tunnisteen perusteella.
Toteutustapa riippuu siitä, mitä tietoa järjestelmistä on saatavilla ja mikä tapa sopii asiakkaan prosessiin parhaiten.
Sama koskee tilauksia.
Kun integraatio siirtää verkkokauppatilauksia taloushallintoon tai ERP-järjestelmään, täytyy integraation pystyä tunnistamaan yksiselitteisesti, mikä tilaus on kyseessä. Tässä verkkokaupan tilausnumero on usein tärkeässä roolissa.
Myös numerosarjoitukset kannattaa tarkastaa ennen käyttöönottoa
Toinen tärkeä asia ovat asiakas- ja tilausnumeroiden numerosarjat.
Jos esimerkiksi verkkokaupasta tuleva tilausnumero on jo käytössä kohdejärjestelmässä, voi integraatio törmätä tilanteeseen, jossa tilausta ei pystytä luomaan suunnitellulla tavalla.
Siksi integraation käyttöönotossa tarkastetaan myös olemassa oleva data ja tunnisteet, jotta järjestelmien tiedot voidaan yhdistää oikein.
Numerosarjoitusten lisäksi vastaava huomio kannattaa kiinnittää esimerkiksi tuotekoodien yksilöllisyyteen.
Lue lisää numerosarjoituksista integraation käyttöönotossa.
Seuraavaksi integraatio rakennetaan ja testataan
Kun integraation toimintalogiikka ja tarvittavat tiedot on määritelty, päästään varsinaiseen toteutukseen.
Flashnode rakentaa sovitut tietovirrat järjestelmien välille ja varmistaa, että tieto liikkuu sovitulla tavalla.
Tämän jälkeen integraatio testataan ennen varsinaista tuotantokäyttöä.
Testauksessa voidaan käyttää esimerkiksi testitilauksia ja käydä niiden avulla läpi, että:
- asiakas yhdistyy oikein
- tuotteet ja määrät ovat oikein
- hinnat ja ALV-tiedot siirtyvät oikein
- maksutapa käsitellään sovitulla tavalla
- tiliöinnit ja laskentakohteet menevät oikeisiin paikkoihin
- tilauksen tai laskun muut tarvittavat tiedot ovat oikein.
Tarvittaessa integraation asetuksia ja toimintalogiikkaa tarkennetaan testauksen aikana.
Tämä on yksi käyttöönoton tärkeimmistä vaiheista. Integraation tarkoitus ei ole vain saada dataa siirtymään järjestelmästä toiseen, vaan saada oikea tieto oikeaan paikkaan oikeassa muodossa.
Käyttöönottoon ei pääty integraation elinkaari
Kun testit on hyväksytysti tehty, integraatio voidaan ottaa tuotantokäyttöön.
Tästä alkaa kuitenkin vasta integraation varsinainen arki.
Järjestelmät muuttuvat, verkkokauppoihin tulee uusia maksutapoja ja tuotteita, yrityksen toimintamallit kehittyvät ja ohjelmistojen rajapintoihin tehdään päivityksiä. Siksi integraatio tarvitsee myös käyttöönoton jälkeen valvontaa ja ylläpitoa.
Flashnoden integraatioissa tiedonsiirtoa valvotaan, ja tapahtumat kirjautuvat lokiin, jolloin niiden kulkua voidaan tarvittaessa jäljittää. Flashnoden tuki auttaa myös tilanteissa, joissa tieto ei ole siirtynyt odotetusti.
Asiakkaalle toimitetaan käyttöönoton yhteydessä myös integraation toimintaa kuvaavat tiedot, joista voidaan myöhemmin tarkistaa esimerkiksi ne ehdot ja statukset, joiden perusteella tietoa siirretään.
Mitä integraation käyttöönoton jälkeen tapahtuu?
Toimiva integraatio tekee juuri sitä, mitä käyttöönotossa on yhdessä määritelty.
Esimerkiksi verkkokaupan ja taloushallinnon välillä se voi tarkoittaa sitä, että asiakkaan verkkokauppatilaus siirtyy automaattisesti taloushallintoon myyntilaskuksi tai kirjanpidon käsittelyä varten.
Laajemmassa kokonaisuudessa samaan automaatioon voidaan yhdistää esimerkiksi:
- tuotteiden siirtyminen
- varastosaldojen päivittäminen
- asiakas- ja tilaustietojen siirto
- myyntien tiliöinti
- maksutietojen käsittely
- toimitusstatusten päivittyminen.
Kaikkea tätä ei tietenkään tarvita jokaisessa integraatiossa. Integraatio rakennetaan aina niiden tietovirtojen ympärille, joista asiakkaan liiketoiminnalle syntyy hyötyä.
Flashnoden nykyisessä integraatiopalvelussa koko kokonaisuuteen kuuluvat kartoitus, suunnittelu, tekninen toteutus, testaus ja käyttöönotto sekä integraation jatkuva ylläpito ja valvonta.
Kuinka kauan integraation käyttöönotto kestää?
Integraation käyttöönottoon tarvittava aika riippuu ennen kaikkea yhdistettävistä järjestelmistä ja siitä, kuinka paljon tietoa ja liiketoimintalogiikkaa niiden välillä täytyy käsitellä.
Yksinkertainen tilausintegraatio on luonnollisesti eri kokoluokan projekti kuin kokonaisuus, jossa yhdistetään verkkokauppa, ERP, taloushallinto, varastot, tuotteet ja maksupalvelut.
Siksi integraatioprojekti kannattaa aloittaa kartoituksella. Sen avulla pystytään määrittelemään, mitä oikeasti tarvitaan ja miten kokonaisuus kannattaa toteuttaa.
Jutellaanko lisää?
Jos verkkokaupan, taloushallinnon, ERP tai muiden järjestelmien välillä siirretään edelleen tietoa käsin, voidaan yhdessä katsoa, mitä prosessista kannattaisi automatisoida.
Flashnode auttaa integraatioprojektissa kartoituksesta suunnitteluun, toteutukseen, testaukseen ja jatkuvaan ylläpitoon asti.
Tutustu integraatioprojekteihin tai ota yhteyttä Flashnodeen.
Päivitetty elokuussa 2026.
