Muistatko siirtymisen sähköiseen reskontraan? Taloushallinnon integraatiot vievät automaatiota jälleen askeleen pidemmälle. Kun verkkokaupan, maksupalveluiden ja kirjanpidon tiedot liikkuvat automaattisesti, kirjanpitäjän aikaa vapautuu tietojen syöttämisestä asiakkaan talouden seurantaan ja neuvontaan.
Verkkokaupan ja taloushallinnon integraatiosta hyötyvät verkkokauppayritysten lisäksi myös tilitoimistot.
Yrityksillä on käytössään yhä enemmän erilaisia järjestelmiä: verkkokauppa, taloushallinto, kassajärjestelmä, ERP, maksupalvelut ja varastonhallinta. Jos nämä eivät keskustele keskenään, tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen jää helposti kirjanpitäjän tai yrittäjän tehtäväksi.
Integraation tarkoitus on yksinkertainen: sama tieto syötetään kerran ja siirretään sen jälkeen automaattisesti sinne, missä sitä tarvitaan.
Artikkelia varten haastattelimme verkkokauppayritysten taloushallinnon parissa työskennellyttä Greenstepin taloushallinnon konsulttia ja KLTä Anna Paanasta siitä, mitä automaatio tarkoittaa kirjanpitäjän näkökulmasta.
Automaatio tuo tilitoimistolle kasvumahdollisuuksia
Verkkokaupan ja taloushallinnon integraatiolla asiakkaan tilaustiedot voidaan siirtää verkkokaupasta automaattisesti taloushallintoon laskutusta tai kirjanpitoa varten.
Toteutuksesta riippuen integraatio voi käsitellä samalla esimerkiksi:
- tilaus- ja asiakastietoja
- myynti- ja laskutustietoja
- ALV-tietoja
- maksutapoja ja maksutapahtumia
- tiliöintejä ja laskentakohteita
- varastosaldoja
- hyvityksiä ja palautuksia.
Kun tietojen siirtämiseen ei tarvita joka kerta ihmistä, kirjanpitäjän aikaa voidaan käyttää enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin, kuten asiakkaan talouden seurantaan, raportointiin ja neuvontaan.
Samalla tilitoimisto pystyy palvelemaan kasvavaa asiakaskuntaa ilman, että manuaalisen työn määrä kasvaa samassa suhteessa.
Monissa organisaatioissa on jo käytössä esimerkiksi automatisoitu laskujen kierrätys sekä viitesuoritusten ja -maksujen käsittely. Integraatiot ovat automaation hyödyntämisessä seuraava askel, Paananen kertoo.
Taloushallinnon automaatio ei siis tarkoita pelkästään taloushallinto-ohjelmiston omien toimintojen automatisointia. Seuraava askel on yhdistää myös asiakkaan muut järjestelmät osaksi samaa prosessia.
Lue lisää taloushallinnon ja ERP integraatioista.
Mitä taloushallinnon integraatio tarkoittaa käytännössä?
Yksinkertaisimmillaan taloushallinnon integraatio tarkoittaa sitä, että esimerkiksi verkkokaupan ja kirjanpito-ohjelmiston välinen tiedonsiirto automatisoidaan.
Kun verkkokauppaan syntyy tilaus, integraatio voi siirtää sen tiedot automaattisesti esimerkiksi Netvisoriin, Procountoriin tai Fennoaan.
Kirjanpitäjän ei tällöin tarvitse hakea tietoja verkkokaupasta ja syöttää niitä uudelleen taloushallintoon.
Tietoa voidaan siirtää myös toiseen suuntaan tai usean järjestelmän välillä. Yrityksen kokonaisuuteen voidaan yhdistää esimerkiksi verkkokauppa, taloushallinto, ERP, kassajärjestelmä ja maksupalvelu.
Tutustu Flashnoden integroitaviin ohjelmistoihin.
Automaatiolla tarkkuutta talouden seurantaan
Verkkokaupan kirjanpito voidaan toteuttaa hyvin eri tarkkuustasoilla.
Yksinkertaisimmillaan verkkokaupasta voidaan viedä kirjanpitoon esimerkiksi koontitietoa myynnistä. Se voi olla riittävä ratkaisu joissakin tilanteissa, mutta silloin taloushallinnon järjestelmästä ei välttämättä päästä tarkastelemaan yksittäisiä tilauksia tai saatavia yhtä tarkasti.
Integraation avulla tietoa voidaan tuoda huomattavasti tarkemmalla tasolla.
Integraation avulla pystytään tarkkailemaan jokaista saatavaa yksitellen taloushallinnossa. Tämä parantaa kassavirran ennustettavuutta ja helpottaa esimerkiksi reklamaatiotilanteita. Usein käsitellään myös esimerkiksi ennakko- ja osamaksuja. Könttäraportoinnissa emme näkisi, kuka on maksanut minkäkin verran, Paananen avaa.
Tarkempi tieto auttaa kirjanpidon lisäksi myös yrityksen talouden johtamisessa.
Kun esimerkiksi myynnit, maksutavat, ALV-tiedot ja muut tapahtumat siirtyvät järjestelmien välillä sovitulla tavalla, raportointi voidaan rakentaa huomattavasti tarkemman datan varaan.
Myös verkkomaksujen käsittelyä voidaan automatisoida
Verkkokaupan lisäksi taloushallintoon voidaan yhdistää maksupalveluita.
Hyvä esimerkki on Paytrailin ja Netvisorin integraatio. Flashnoden nykyisessä Paytrail–Netvisor-ratkaisussa maksutapahtumia voidaan viedä järjestelmien välillä muun muassa provisiokirjauksia, kohdistuksia ja tiliöintejä varten.
Näin verkkokaupan myyntiä ja maksupalvelusta tulevia tilityksiä ei tarvitse selvittää kokonaan käsin kirjanpidossa.
Lue lisää Paytrail–Netvisor-integraatiosta.
Integraatio helpottaa kirjanpitäjän arkea myös verkkokaupan kasvaessa
Paanasen mukaan integraatio helpottaa kirjanpitäjän arkea erityisesti silloin, kun asiakkaan liiketoiminta kasvaa ja kirjanpidon käsiteltäväksi tulee uusia tilanteita.
Yksi hyvä esimerkki on kansainvälinen verkkokauppa.
Kun yritys myy useisiin maihin tai erilaisilla ALV-kannoilla, myös taloushallinnon käsittely monimutkaistuu. Verkkokaupan integraatio voidaan rakentaa niin, että esimerkiksi myyntimaa, ALV-kanta tai muu lähdejärjestelmästä löytyvä tieto ohjaa tapahtuman automaattisesti oikeaan käsittelyyn.
Yritykset tuppaavat usein kasvamaan. Vaikka yritys ei tällä hetkellä tekisikään ulkomaankauppaa, voi olla, että laajentuminen on suunnitelmissa. Samaten kirjanpitäjä olisi hyvä ottaa mukaan heti alusta lähtien, kun integraatiota tai verkkokauppaa suunnitellaan, jotta voidaan jo alusta asti varautua tulevaan ja helpottaa tilannetta, kun laajentumista tapahtuu. Yhteistyöllä saadaan usein hyvin kaikkia osapuolia palveleva ratkaisu.
Kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan integraation suunnitteluun mahdollisimman aikaisin. Hän osaa kertoa, millaisessa muodossa tiedot kannattaa tuoda taloushallintoon, millaisia tiliöintejä tarvitaan ja millä tarkkuudella tapahtumia halutaan myöhemmin raportoida.
Kirjanpitäjän aikaa ei kannata käyttää näppäilyyn
Entä mitä mieltä kirjanpitäjä on siitä, että integraatiot vähentävät kirjanpitäjältä laskutettavaa manuaalista työtä?
Uskon itse siihen, että on turhaa käyttää asiantuntijoiden osaamista aikaa vievään manuaaliseen työhön. Automaation toimintaa tulee kuitenkin tarkkailla. Jos mentäisiin vain laskutettavat tunnit edellä, voitaisiin samalla palata paperiseen taloushallintoon, Paananen kiteyttää.
Automaatio ei poista kirjanpitäjän tarvetta. Sen sijaan kirjanpitäjän rooli muuttuu.
Kun integraatio hoitaa esimerkiksi tilausten, maksujen ja muiden taloustietojen siirtämisen, kirjanpitäjän tehtäväksi jää ennen kaikkea varmistaa, että tiedot käsitellään oikein sekä auttaa asiakasta hyödyntämään talousdataansa.
Samalla asiakkaalle voidaan tarjota enemmän asiantuntijatyötä ja vähemmän manuaalista tiedonsiirtoa.
Mitä hyötyä integraatioista on tilitoimistolle?
Tilitoimiston näkökulmasta integraatioilla voidaan:
- vähentää asiakkaiden tietojen manuaalista syöttämistä
- vähentää näppäilyvirheitä
- automatisoida toistuvia kirjanpidon työvaiheita
- saada tiedot taloushallintoon nopeammin
- parantaa asiakkaiden talousdatan tarkkuutta
- helpottaa kasvavien verkkokauppa-asiakkaiden palvelemista
- vapauttaa kirjanpitäjän aikaa neuvontaan ja talouden analysointiin.
Erityisesti verkkokauppa-asiakkailla järjestelmien määrä ja tapahtumavolyymit voivat kasvaa nopeasti. Silloin integraatioiden merkitys korostuu entisestään.
Flashnode auttaa sekä yrityksiä että tilitoimistoja yhdistämään verkkokaupan, taloushallinnon ja muut liiketoiminnan järjestelmät niin, että tieto liikkuu niiden välillä automaattisesti. Flashnodella on valmiita yhteyksiä muun muassa Netvisoriin, Procountoriin, Fennoaan, Shopifyhin ja WooCommerceen.
Lue lisää siitä, miten tilitoimisto voi tarjota asiakkailleen integraatioita vuonna 2026.
Hei kirjanpitäjä – jutellaanko integraatioista?
Jos asiakkaasi verkkokaupan, taloushallinnon tai muiden järjestelmien välillä siirretään edelleen tietoja käsin, kannattaa selvittää, mitä prosessista voisi automatisoida.
Flashnode rakentaa ja ylläpitää integraatioita yritysten käyttämien järjestelmien välille. Tilitoimiston ei tarvitse itse rakentaa tai ylläpitää teknisiä yhteyksiä, vaan voimme toimia integraatiokumppanina taustalla.
Tutustu taloushallinnon integraatioihin tai ota yhteyttä Flashnodeen, niin katsotaan yhdessä asiakkaillenne sopivia ratkaisuja.
Päivitetty elokuussa 2026.
