Porvoon Autopalvelu digitalisoi taloushallintonsa

Porvoon Autopalvelu on vuonna 1986 perustettu autoalan monipalveluyritys, joka palvelee sekä kuluttaja- että yritysasiakkaita. Yrityksellä on toimipisteet Porvoossa, noin 30 työntekijää ja laaja palveluvalikoima, joka kattaa korjaukset, huollot, katsastukset, autovuokraukset ja automyynnin – käytännössä kaiken auton elinkaareen liittyvän.

Yritys otti merkittävän askeleen kohti modernia taloushallintoa, kun kevään 2025 aikana otettiin käyttöön Fennoa-AutoFutur-integraatio Flashnoden toteuttamana. Aiemmin manuaalisesti tehty kirjanpito ja laskujen käsittely muuttuivat digitaalisiksi ja reaaliaikaisiksi vain muutamassa kuukaudessa.

Paperipinoista automaattiseen tiedonsiirtoon

Kun uusi talouspäällikkö Kristian Lind helmikuussa 2025 aloitti tehtävässään, taloushallinto vaati merkittävästi manuaalista työtä. Vaikka myynti- ja ostolaskuista osa liikkui sähköisesti, itse kirjanpitoaineisto kulki kirjanpitäjälle kirjaimellisesti Ikean kasseissa, ja ostolaskut vietiin ennen maksatusta tulostettuina hyväksyttäväksi toimitusjohtajan pöydälle. Kuukausittain käsiteltiin siten satoja laskuja käsin, ja reskontrien ylläpito vaati valtavasti työtä - ja paperia.

Yrityksellä on käytössä AutoFutur toiminnanohjausjärjestelmänä, jossa sen aputoiminimien – Porvoon Autopalvelu, Auto Ring ja Porvoon Autohuolto – toiminnanohjaus tapahtuu erillisissä tietokannoissa. Kirjanpitoon myyntikirjaukset tehtiin manuaalisesti, mikä teki työstä hidasta ja aiheutti haasteita etenkin myyntireskontran seurannalle.

Fennoa-AutoFutur-integraatio toi selkeyttä ja tehokkuutta

Porvoon Autopalvelussa otettiin käyttöön Fennoan taloushallinto-ohjelmisto, jonka rinnalla oli tarve automatisoidulle tiedonsiirrolle AutoFuturin ja Fennoan välillä. AutoFuturin taloushallinnon integraatiovaihtoehdot eivät sellaisenaan täysin vastanneet yrityksen tarpeita, joten ratkaisu löytyi Fennoan kautta Flashnodelta, jolla oli kehitteillä juuri sopiva integraatio.

Flashnoden Fennoa-Autofutur-integraatio mahdollistaa sen, että myyntitapahtumat asiakastietoineen siirtyvät automaattisesti ja reaaliaikaisesti AutoFuturista Fennoaan ja ohjautuvat suoraan oikeille kustannuspaikoille ilman manuaalisia vaiheita.

”Tämä oli hyvä ratkaisu. Projekti meni tosi kivuttomasti ja aikataulussa. Kaikki valmistui jopa nopeammin kuin osasin odottaa, ja Flashnoden tuki oli loistavaa.”

Integraatio toi heti käyttöönoton jälkeen läpinäkyvyyttä ja hallittavuutta yrityksen talousprosesseihin. Myyntitapahtumat siirtyvät nyt automaattisesti Fennoaan ja ostolaskujen käsittely tapahtuu sekin täysin sähköisesti.

Ketteryys ja selkeys veivät projektin aikataulussa maaliin

Projekti käynnistettiin maaliskuussa ja integraatio otettiin käyttöön jo kesäkuun alusta.

”Olen ollut aiemmin mukana vastaavanlaisissa integraatioissa, joiden lopullinen maaliin saattaminen loppuviilauksineen venyi jopa vuoden mittaiseksi. Nyt ei ollut hetkeäkään epäselvyyttä siitä, etteikö homma olisi hallussa. Flashnoden kanssa aikataulu piti ja yhteistyö oli todella sujuvaa.”

Lindin mukaan kommunikaatio Flashnoden kanssa oli esimerkillistä: kysymyksiin vastattiin nopeasti, ja jokainen vaihe vietiin loppuun saakka huolellisesti. Projekti sujui ilman stressiä ja aikataulut pitivät täsmällisesti.

90 % tehokkaampi taloushallinto

Integraation käyttöönoton ja Fennoaan siirtymisen jälkeen yrityksen arki muuttui merkittävästi. Taloushallinto tehostui arviolta 90 prosenttia, kun manuaaliset vaiheet jäivät lähes kokonaan pois. Myynnit ja ostot siirtyvät nyt automaattisesti Fennoaan, ja reskontrien päivitys tapahtuu automaattisesti ilman käsityötä.

Aiemmin myynnit vietiin kirjanpitoon koontitositteina, eikä yksittäisiä myyntitapahtumia ollut mahdollista seurata kirjanpidossa. Nyt kaikki tapahtumat kirjautuvat reaaliajassa, kustannuspaikoittain eriteltynä. Tämä mahdollistaa täysin uudenlaisen näkyvyyden eri aputoiminimien kannattavuuteen ja toiminnan seurantaan.

Järjestelmä toimii vakaasti taustalla ja Flashnode huolehtii ylläpidosta, jolloin mahdolliset virheet löytyvät ja korjataan nopeasti.

”Nyt minun ei tarvitse käytännössä tehdä muuta kuin seurata, että kaikki toimii. Se kertoo aika paljon siitä, miten iso muutos tämä on ollut.”

Ratkaisu, jota autoala on kaivannut

Porvoon Autopalvelu suosittelee ratkaisua lämpimästi muille autoalan yrityksille. AutoFutur on alalla yleinen järjestelmä, mutta kaikilla sen käyttäjillä ei ole ollut tietoa siitä, että se voidaan yhdistää esimerkiksi juuri Fennoaan.

Yrityksen kokemus osoittaa, että yhteys toimii luotettavasti myös monimutkaisissa ympäristöissä, joissa on useita eri tietokantoja ja aputoiminimiä.

Ratkaisun ansiosta yritys säästää aikaa, vähentää manuaalisten virheiden mahdollisuutta ja saa tarkkaa tietoa liiketoimintansa kannattavuudesta.