Taloushallinnon ulkoistaminen ja integraatiot: miten tilitoimisto ja yritys pysyvät samalla sivulla

Moni pk-yritys ulkoistaa kirjanpitonsa tilitoimistolle voidakseen keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa. Ulkoistaminen itsessään ei kuitenkaan automaattisesti poista kaikkea käsityötä – jos yrityksen omat järjestelmät (esimerkiksi verkkokauppa tai laskutus) eivät keskustele suoraan tilitoimiston käyttämän taloushallinto-ohjelmiston kanssa, tieto joudutaan silti siirtämään käsin jommankumman osapuolen toimesta.

Miksi ulkoistaminen ei aina poista manuaalista työtä?

Kun kirjanpito on ulkoistettu, moni yritys olettaa, että tiedonsiirto hoituu automaattisesti. Todellisuudessa moni yritys ja tilitoimisto joutuu edelleen käsittelemään esimerkiksi verkkokaupan tilaustietoja, myyntiraportteja tai kuitteja käsin, jos järjestelmien välillä ei ole toimivaa integraatiota. Tämä näkyy arjessa esimerkiksi näin:

• yritys lähettää kuukausittain excel-tiedostoja tai kuitteja tilitoimistolle käsin
• tilitoimisto joutuu syöttämään samat tiedot omaan järjestelmäänsä uudelleen
• raportointi viivästyy, koska tieto ei ole ajan tasalla kummallakaan osapuolella

Mitä integraatio muuttaa tässä yhtälössä?

Kun yrityksen omat järjestelmät (verkkokauppa, kassa, laskutus) integroidaan suoraan tilitoimiston käyttämään taloushallinto-ohjelmistoon, tieto siirtyy automaattisesti eikä kumpikaan osapuoli joudu syöttämään sitä käsin uudelleen. Tästä on hyötyä molemmille:

Yritykselle integraatio tarkoittaa vähemmän aikaa hallinnolliseen työhön ja nopeampaa, ajantasaisempaa näkyvyyttä omaan talouteen – vaikka kirjanpito onkin ulkoistettu.

Tilitoimistolle integraatio tarkoittaa vähemmän manuaalista tallennustyötä ja pienempää virheriskiä, kun tieto tulee suoraan lähdejärjestelmästä oikeassa muodossa.

Mitä kannattaa sopia yrityksen, tilitoimiston ja integraatiokumppanin kesken?

Kun integraatiota suunnitellaan tilanteessa, jossa taloushallinto on ulkoistettu, mukana on käytännössä kolme osapuolta: yritys, tilitoimisto ja integraation toteuttava kumppani. Selkeä vastuunjako kannattaa sopia etukäteen:

• kuka vastaa integraation käyttöönotosta ja ylläpidosta
• miten mahdolliset virhetilanteet havaitaan ja kuka niihin reagoi
• miten muutokset (esim. tilitoimiston tai ohjelmiston vaihto) vaikuttavat integraatioon

Lue myös yleisemmin, miten valita oikea integraatiokumppani pk-yritykselle, sillä samat valintakriteerit pätevät myös silloin kun taloushallinto on ulkoistettu.

Mistä integraatio kannattaa aloittaa, kun taloushallinto on ulkoistettu?

Kannattaa aloittaa siitä tiedonsiirrosta, joka vie tällä hetkellä eniten aikaa tai aiheuttaa eniten virheitä – tyypillisesti tämä on verkkokaupan tilausten tai myyntitietojen siirto kirjanpitoon. Tästä voi lukea tarkemmin taloushallinnon järjestelmäintegraatiota käsittelevästä kattavasta oppaastamme.

Yhteenveto

Taloushallinnon ulkoistaminen ja järjestelmäintegraatiot eivät ole toisiaan poissulkevia – päinvastoin, ne täydentävät toisiaan. Ulkoistaminen siirtää kirjanpidon asiantuntemuksen tilitoimistolle, mutta vasta integraatio varmistaa, että tieto kulkee yrityksen ja tilitoimiston välillä ilman turhaa käsityötä molemmin puolin.

Flashnode auttaa suunnittelemaan integraatioita, jotka toimivat myös silloin kun taloushallinto on ulkoistettu – huomioiden sekä yrityksen että tilitoimiston tarpeet.