Valco yhdisti Shopify-verkkokaupan ja Talenom-kirjanpidon Flashnoden integraatiolla, mikä toi reaaliaikaisen kirjanpidon ja vähemmän käsityötä.
Valco Oy on vuonna 2018 perustettu kotimainen yritys, joka valmistaa kuulokkeita ja muita audiolaitteita niille, jotka arvostavat erinomaista hinta-laatusuhdetta ja asiakaspalvelua. Yrityksen tarina alkoi muiden tuotteiden myynnistä, mutta oma tekemisen kipinä vei pian pidemmälle: Valco päätti tehdä itse parempia. Mukaan tuli äänivelho Jasse Kesti, ja sen jälkeen elämä muuttui hiljaisemmaksi – kiitos vastamelun.
Tänä päivänä Valco myy kuulokkeita ja kaiuttimia ympäri maailmaa, pääasiassa verkkokauppansa kautta. Tulevaisuuden tavoitteena heillä on rakentaa oma kuolemantähti.
Kirjanpito ja verkkokauppa kulkivat eri tahtiin
Ennen integraatioprojektia Valcon arjessa oli tuttu ongelma monelle kasvavalle verkkokaupalle. Verkkokauppa ja kirjanpito toimivat irrallaan toisistaan, ja tieto siirrettiin manuaalisesti kerran kuussa. Tämä tarkoitti sitä, että myynnit ja maksut eivät näkyneet kirjanpidossa reaaliaikaisesti, ja kuukauden lopussa oli aina edessä raporttien ja tilitysten yhteensovittamista.
“Suurin haaste oli se, että kirjanpito eli omaa elämäänsä ja verkkokauppa omaansa. Myynnit tilityttiin kirjanpitoon kerran kuussa, jolloin aina joku muisti, että ‘hei, eikös me myytykin jotain’. Käsin tehtävä tiedonsiirto oli hidas, virhealtis ja työläs – kolme asiaa, joita haluamme välttää”.
Valcon verkkokauppa on Shopifyssa ja kirjanpito Talenomissa. Kun liiketoiminta kasvoi, manuaalisesta työstä tuli yhä suurempi pullonkaula. Tarvittiin ratkaisu, joka automatisoisi tiedonsiirron ja pitäisi luvut ajan tasalla ilman käsityötä.
Flashnoden integraatio automatisoi tiedonkulun
Valco valitsi Flashnoden toteuttamaan ratkaisun, joka yhdistäisi verkkokaupan ja kirjanpidon saumattomasti. Shopify–Talenom -integraatio suunniteltiin niin, että myyntitiedot, maksut ja tilaukset siirtyvät automaattisesti oikeilla tiliöinneillä Talenomiin. Näin kirjanpito pysyy jatkuvasti ajan tasalla, eikä manuaalista työtä enää tarvita.
"Toteutus sujui yllättävän kivuttomasti – ja se on korkein mahdollinen kehu IT-projektille. Kommunikaatio toimi, asiat etenivät aikataulussa ja kun jotain pientä säätöä tuli, ne ratkottiin nopeasti ja järkevästi."
Alla oleva kaavio havainnollistaa, miten tiedot siirtyvät automaattisesti Shopifysta Talenomiin Flashnoden integraatioalustan kautta.
Integraatio toimii taustalla automaattisesti: se tarkistaa säännöllisesti uudet tilaukset Shopify-verkkokaupasta ja vie ne oikeassa muodossa Talenomiin. Samalla maksut ja myynnit kirjautuvat oikeille tileille, ja tiedot järjestyvät maksutavan ja tilausmaan perusteella. Näin kirjanpito pysyy ajantasaisena ilman manuaalisia vaiheita.
Valco oli mukana projektissa aktiivisesti, sillä yritykselle oli tärkeää ymmärtää, mitä taustalla tapahtuu ja miten integraatio tukee heidän liiketoimintaansa. Flashnoden asiantuntijat rakensivat ratkaisun, joka poisti manuaalisen työn ja varmisti, että tiedot siirtyvät automaattisesti ja virheettömästi Shopifysta Talenomiin.
Reaaliaikainen talousdata ja tehokkaampi arki
Integraation käyttöönoton jälkeen Valcon arki muuttui konkreettisesti. Tiedot siirtyvät nyt automaattisesti Shopifysta Talenomiin ilman manuaalista työtä. Kirjanpito näkee myynnit heti, ja taloushallinto saa reaaliaikaisen näkymän yrityksen tilanteeseen.
"Kirjanpito näkee nyt myynnit heti, eikä kuukausien viiveellä, ja me näemme tilanteen ilman jatkuvaa raporttisirkusta. Tämä on säästänyt sekä aikaa että hermoja. Työn tehokkuus on parantunut, virheet vähentyneet ja koko homma tuntuu vähemmän kivikautiselta."
Nyt myyntitiedot, maksut ja kirjanpito pysyvät automaattisesti ajan tasalla. Valcon tiimi voi keskittyä siihen, missä he ovat parhaita – laadukkaiden kuulokkeiden kehittämiseen ja asiakkaiden palvelemiseen. Reaaliaikainen talousdata tukee myös päätöksentekoa ja auttaa seuraamaan liiketoiminnan kehitystä ilman manuaalisia vaiheita.
Automaatiosta hyötyy jokainen yritys
Valco kertoo olevansa erityisen tyytyväinen Flashnoden suoraviivaiseen toimintatapaan ja siihen, että projekti ei paisunut monimutkaiseksi IT-hankkeeksi. Toteutus eteni suunnitellusti ja asiat ratkesivat nopeasti, mikä teki yhteistyöstä sujuvaa ja tehokasta. Flashnoden asiantuntijat olivat helposti tavoitettavissa, vastasivat nopeasti ja toimivat käytännönläheisesti.
"Jos jotain voisi tehdä toisin, niin olisimme voineet aloittaa tämän aikaisemmin.”
Valco suosittelee automaatioita myös muille pk-yrityksille, jotka haluavat säästää aikaa ja parantaa prosessien laatua. Yrityksen mukaan automaatio ei ole vain suurille toimijoille, vaan tärkeä työkalu myös pienyrityksille, jotka haluavat keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen ja asiakkaiden palvelemiseen.
