Visma Nova on toiminnanohjausjärjestelmä, jonka ympärille moni yritys rakentaa muun ohjelmistokokonaisuutensa: verkkokaupan, kassan, maksupalvelun ja CRM:n. Kun nämä eivät keskustele keskenään, tilauksia, asiakkaita ja saldoja syötetään käsin. Tässä artikkelissa käydään läpi, millaista tietoa Novan ja muiden järjestelmien välillä tyypillisesti siirretään, miten integraatiot teknisesti toteutetaan ja mitkä asiat kannattaa päättää ennen käyttöönottoa.
Visma Nova -integraatio lyhyesti: Nova-integraatio siirtää tietoa Novan ja toisen ohjelmiston, esimerkiksi verkkokaupan, välillä automaattisesti. Tyypillisiä siirtoja ovat tilausten ja laskujen tuonti Novaan sekä varastosaldojen, tuotteiden ja asiakastietojen vienti Novasta toiseen järjestelmään.
Mitä tietoa Novan ja muiden järjestelmien välillä siirretään?
Flashnoden Visma Nova -integraatioissa kuvataan seuraavat tiedonsiirrot:
- Tilausten ja laskujen tuonti Novaan: toisessa järjestelmässä, esimerkiksi verkkokaupassa, syntynyt tilaus tai lasku tuodaan Novaan asiakastietoineen sovitun asetuksen mukaan. Tilausrivit sisältävät asiakastiedot, tuoterivit, toimituskulut ja alennukset, ja ALV käsitellään osana tuoterivejä. Siirron yhteydessä voidaan automatisoida esimerkiksi asiakkaan luominen, kirjanpitokirjaukset ja laskun lähetys.
- Varastosaldojen vienti Novasta: saldot viedään yhdestä tai useammasta varastosta asetusten mukaan. Päivitys voi tapahtua tilausten yhteydessä, määrien muuttuessa tai ajastetusti.
- Tuotteiden vienti: tuotetiedot, kuten tuotenumero, tuoteryhmä, nimi, kuvaus, hinta, ALV ja kuva, viedään toiseen järjestelmään ajastetusti.
- Asiakastietojen vienti: asiakastiedot, mukaan lukien asiakaskohtaiset hinnastot tai alennukset, viedään toiseen järjestelmään.
- Maksutapahtumien tuonti: maksutapahtumat tuodaan Novaan palkkiokirjauksia ja kirjanpitokirjauksia varten.
- Räätälöity tiedonsiirto: muut tiedonsiirrot ovat mahdollisia ohjelmiston rajapinnan sallimissa rajoissa.
Rajapinta vai tiedostosiirto?
Visma Novan omalla tuotesivustolla kerrotaan, että Nova tarjoaa rajapinnat sekä eräajopohjaiseen (tiedostopohjaiseen) että reaaliaikaiseen integrointiin, ja että osa Novan integraatioista on toteutettu rajapintojen kautta ja osa perustuu tiedostopohjaisiin siirtoihin. Käytännössä ero on tämä: rajapintaan perustuva integraatio voi siirtää tietoa tapahtuman hetkellä, kun taas tiedostopohjainen siirto tapahtuu erissä, esimerkiksi ajastettuna. Kumpikaan ei ole yleisesti parempi: valinta riippuu siitä, kuinka nopeasti tietojen pitää päivittyä. Verkkokaupan saldoille reaaliaikaisuus on yleensä tärkeämpää kuin kuukausiraportoinnin tiedoille.
Mihin järjestelmiin Nova voidaan yhdistää?
Harva yritys käyttää pelkkää Novaa. Ympärillä on yleensä verkkokauppa, kassa, maksupalvelu tai CRM, ja jokaisen kohdalla kysymys on sama: mitä käsin tehtävää työtä voisi poistaa?
Verkkokauppa on tavallisin yhdistelmä. Kun asiakas tilaa esimerkiksi Shopify- tai WooCommerce-verkkokaupasta, tilaus voi siirtyä Novaan ilman uudelleenkirjoitusta, ja Novan varastosaldo päivittyy takaisin verkkokauppaan. Kivijalkamyymälässä sama ajatus toimii toisin päin: kassalla tehty myynti ja saldomuutos näkyvät Novassa, ja verkkokaupan saldo pysyy ajan tasalla. Maksupalvelun puolella maksutapahtumat voidaan tuoda Novaan kirjanpitokirjauksia varten, jolloin kuukauden vaihteessa ei tarvitse täsmäyttää maksuja käsin. Myös CRM-ohjelmat ovat Flashnoden yhdistettävien joukossa.
Yhdistettäviä ohjelmistoja on verkkokaupoista kassoihin, CRM:ään ja maksupalveluihin, joten oikea kysymys ei yleensä ole "tuetaanko ohjelmaani", vaan "mitä tietoa haluan siirtää ja mihin suuntaan". Jos tarvitsemaasi ohjelmaa ei löydy valmiina, yhdistettävyys arvioidaan tapauskohtaisesti. Näet yhdistettävät ohjelmistot kategorioittain Flashnoden Visma Nova -integraatiosivulta.
Mitä kannattaa päättää ennen integraation käyttöönottoa?
Integraation onnistuminen ratkeaa harvoin yksittäisessä teknisessä ratkaisussa, vaan siinä, että tiedonsiirron säännöt on sovittu etukäteen:
- Mikä tieto siirtyy mihinkin suuntaan? Tilaukset verkkokaupasta Novaan, saldot Novasta verkkokauppaan, tuotetiedot kumpaankin suuntaan?
- Tuodaanko tilaus Novaan myyntitilauksena vai suoraan laskuna? Flashnoden sivun mukaan tuonti voidaan tehdä tilauksina tai laskuina sovitun asetuksen mukaan. Valinta vaikuttaa siihen, miten laskutus ja kirjanpito etenevät.
- Luodaanko uusi asiakas Novaan automaattisesti? Jos asiakas ei vielä ole Novassa, uusi asiakas voidaan luoda tilauksen yhteydessä.
- Kuinka usein saldot päivitetään? Tilauksen yhteydessä, määrän muuttuessa vai ajastetusti?
- Miten ALV, toimituskulut ja alennukset kulkevat? Nämä pitää määritellä niin, että tilausrivit vastaavat Novan tuoterivejä.
- Miten maksutapahtumat kirjataan? Maksupalvelun tapahtumat tuodaan palkkio- ja kirjanpitokirjauksia varten.
- Kuka ylläpitää integraatiota, kun jokin järjestelmä päivittyy? Tämä kannattaa sopia ennen käyttöönottoa.
Entä jos tarvitaan jotain muuta kuin valmis integraatio?
Flashnoden sivun mukaan räätälöity tiedonsiirto on mahdollista ohjelmiston rajapinnan sallimissa rajoissa. Visma Novan oma integraatiosivusto kertoo myös, että Visman integraatiokumppanit rakentavat integraatioita rajapintoja hyödyntäen, ja että jos tarvittavaa integraatiota ei löydy listalta, Vismaan voi ottaa yhteyttä lomakkeella.
Usein kysyttyä
Mikä on Visma Nova? Visma Nova on toiminnanohjausjärjestelmä (ERP). Visman tiedotteen mukaan Nova siirtyi 1.10.2023 alkaen Visma Amplio Oy:lle, ja siirtyvien ohjelmien kehitys ja tuki jatkuu tiedotteen mukaan entiseen tapaan. Ajantasaiset tuotetiedot kannattaa tarkistaa Visman omilta sivuilta.
Voiko Novan yhdistää verkkokauppaan? Kyllä. Flashnoden Nova-sivulla verkkokauppoina listataan muun muassa Shopify ja WooCommerce, ja tilausten tuonti sekä varastosaldojen, tuotteiden ja asiakastietojen vienti ovat kuvattuja tiedonsiirtoja.
Siirtyykö tieto reaaliajassa? Se riippuu toteutuksesta. Visman mukaan Nova tarjoaa rajapinnat sekä eräpohjaiseen että reaaliaikaiseen integrointiin. Saldojen päivitys voidaan Flashnoden kuvauksen mukaan tehdä tilausten yhteydessä, määrien muuttuessa tai ajastetusti.
Voiko Novaan tuoda myös maksutapahtumat? Kyllä. Flashnoden sivun mukaan maksutapahtumat voidaan tuoda Novaan palkkiokirjauksia ja kirjanpitokirjauksia varten.
Entä jos ohjelmaani ei ole listalla? Silloin yhdistettävyys arvioidaan tapauskohtaisesti. Räätälöity tiedonsiirto on mahdollista ohjelmiston rajapinnan sallimissa rajoissa.
Yhteenveto
Visma Nova -integraatiossa tärkeintä on päättää ensin, mitä tietoa siirretään, mihin suuntaan ja kuinka usein, ja sopia ylläpidosta ennen käyttöönottoa. Kun tilaukset, saldot, tuotetiedot ja maksutapahtumat liikkuvat järjestelmien välillä automaattisesti, käsin tehtävä syöttötyö vähenee.
Flashnode on toteuttanut Visma Nova -automaatioita useiden vuosien ajan ja tuntee ohjelmiston mahdollisuudet ja rajoitukset. Käydään yrityksesi tilanne läpi kartoituksessa.
