WooCommerce ja Procountor lyhyesti: WooCommerce-Procountor-integraatio luo verkkokaupan tilauksista myyntilaskuja Procountoriin automaattisesti, jolloin tilauksia ei tarvitse syöttää käsin. Integraatio rakennetaan Procountorin rajapintaa vasten joko itse, kehittäjän kanssa tai valmiin palvelun avulla. Ennen käyttöönottoa kannattaa päättää, siirtyykö jokainen tilaus omana laskunaan vai koontina, mikä tilausstatus käynnistää siirron ja miten palautukset hoidetaan.
Kun WooCommerce-verkkokaupassa on päivässä vain muutama tilaus, laskut voi vielä kirjata Procountoriin käsin. Tilausmäärän kasvaessa käsityö alkaa kuitenkin viedä aikaa ja tuottaa virheitä: väärä ALV-luokka, tuplakirjaus tai unohtunut tilaus. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten myyntilaskut muodostuvat Procountoriin automaattisesti, mitä Procountorin rajapinta vaatii ja mitä asioita kannattaa päättää ennen käyttöönottoa.
Miten myyntilaskut saa muodostumaan automaattisesti Procountoriin toisesta järjestelmästä?
Procountor tarjoaa rajapinnan (API), jonka kautta toinen ohjelma, kuten verkkokauppa, voi luoda Procountoriin laskuja. Procountorin omien ohjeiden mukaan rajapinta on REST-pohjainen ja käyttää JSON-muotoa. Myyntilaskun luonti etenee kolmessa vaiheessa:
- Lasku luodaan. Uusi lasku syntyy aina keskeneräisenä (tila UNFINISHED), ja Procountor palauttaa laskun tunnuksen.
- Lasku hyväksytään. Procountor vaatii, että myyntilasku hyväksytään ennen lähettämistä.
- Lasku lähetetään. Lähetys tapahtuu valitun kanavan kautta, esimerkiksi sähköpostilla tai verkkolaskuna.
Hyväksymisessä on yksi käytännön seuraus: Procountorin ohjeen mukaan laskuun ei voi tehdä muutoksia hyväksymisen jälkeen. Tämän vuoksi tiedot kannattaa tarkistaa ennen hyväksymistä, ja virheiden korjaustavasta kannattaa sopia tilitoimiston kanssa etukäteen.
Mitä Procountorin rajapinta vaatii?
Procountorin ohjesivun mukaan kannattaa huomioida seuraavat asiat:
- Rajapintaa voi käyttää Procountor Financials -versiossa, ei Procountor Ledgerissä.
- Rajapinta on lisäpalvelu, josta veloitetaan yrityskohtainen kuukausimaksu. Lisäksi rajapinnan kautta Procountoriin syntyvistä tositteista veloitetaan hinnaston mukaisia tositemaksuja. Testaus on maksutonta. Tarkat hinnat ovat Procountorin hinnastossa.
- Integraatio pitää rakentaa rajapintaa vasten, ja Procountorin mukaan yrityksen vastuulla on rakentaa se tai löytää integraatiokumppani.
- Tunnistautuminen tapahtuu OAuth2:lla.
Kolme tapaa yhdistää WooCommerce ja Procountor
1. Käsin. Tilaukset viedään Procountoriin itse. Toimii pienillä määrillä, mutta virheet ja työmäärä kasvavat tilausmäärän mukana.
2. Omana integraationa. Yritys rakentaa tai teettää kehittäjällä integraation Procountorin rajapintaa vasten. Tämä antaa vapauden, mutta myös vastuun: integraatiota pitää ylläpitää, kun WooCommercen tai Procountorin rajapinta muuttuu, ja osaaminen on usein yhden kehittäjän varassa.
3. Valmiina palveluna. Integraatiokumppani toteuttaa ja ylläpitää integraation. Flashnode toteuttaa WooCommerce-Procountor-integraatioita, ja Procountor-integraatioista on lisää tietoa Procountor-integraatiosivulla ja WooCommerce-integraatiosivulla. Tiedustele WooCommerce-Procountor-integraation toteutustapa ja hinta suoraan Flashnodelta.
Oikea valinta riippuu tilausmäärästä, omasta teknisestä osaamisesta ja siitä, kuka integraation ylläpidosta vastaa.
Mitä päätetään ennen käyttöönottoa?
Jokainen tilaus omana laskunaan vai koontilasku?
Tilaukset voidaan viedä Procountoriin kahdella tavalla: jokaisesta tilauksesta syntyy oma lasku, tai myynti kootaan esimerkiksi päiväkohtaiseksi koontilaskuksi. Kumpi malli sopii, on kirjanpidollinen valinta, jonka tilitoimisto arvioi. Tilauskohtaisessa mallissa myyntilaskuja syntyy paljon ja jokainen tilaus näkyy erikseen, koontimallissa kirjauksia on vähemmän. Kysy valintaa tehdessäsi, miten asiakkaat ja tuotteet halutaan näkyvän Procountorissa, ja päätä, miten ne yhdistetään integraatiossa.
Mikä tilausstatus käynnistää siirron?
WooCommercen ohjeiden mukaan tilauksen status Processing tarkoittaa, että maksu on vastaanotettu ja varastosaldoa on vähennetty, kun taas Completed tarkoittaa, että tilaus on käsitelty. Siirron voi käynnistää kummasta tahansa. Processing kirjaa myynnin heti maksun jälkeen, Completed vasta toimituksen jälkeen. Valinta tehdään yrityksen kirjanpitokäytännön mukaan. Lisää WooCommerce-puolen päätöksistä: WooCommerce ja taloushallinto.
Lähteekö lasku asiakkaalle, vai kirjataanko se vain kirjanpitoon?
Procountorissa laskun lähetyskanava määrää, mitä tietoja laskulle tarvitaan. Procountorin ohjeen mukaan:
- sähköpostilla lähetettävälle laskulle asiakkaan sähköpostiosoite on pakollinen,
- verkkolaskulle tarvitaan verkkolaskuosoite ja operaattori,
- jos kanavaksi valitaan "Ei lähetystä", laskua ei lähetetä Procountorin kautta.
Jos tilaus on jo maksettu verkkokaupassa ja asiakas saa vahvistuksen WooCommercesta, kannattaa päättää, lähetetäänkö laskua toisen kerran Procountorin kautta.
Viitenumero
Procountorin ohjeen mukaan viitenumero on pakollinen verkkolaskuille. Jos viitenumeroa ei anneta, Procountor luo sen automaattisesti, kun kenttä on tyhjä. Tarkista, mitä integraatio lähettää, jotta viitenumero ei ole tyhjä, kun sitä tarvitaan.
Palautukset
Procountorin ohjeen mukaan rajapinnan kautta luotua ja hyväksyttyä laskua ei voi muuttaa. Palautusten käsittelystä kannattaa siksi sopia etukäteen: selvitä tilitoimiston kanssa, miten täydet ja osittaiset palautukset kirjataan, ja varmista, että integraatio toimii samalla tavalla. Testaa palautukset ennen käyttöönottoa.
ALV ja tuotteet
Jos verkkokaupassa myydään tuotteita eri verokannoilla, ALV-luokan pitää kulkea tilausrivin mukana Procountoriin. Tuotteet yhdistetään yleensä SKU:n perusteella, joten tuotenumeroiden pitää olla yksilölliset ja samat molemmissa järjestelmissä.
Tarkistuslista ennen käyttöönottoa
- Onko käytössä Procountor Financials, ja onko rajapinta otettu käyttöön?
- Kuka rakentaa ja ylläpitää integraation?
- Siirtyykö jokainen tilaus omana laskunaan vai koontina?
- Mikä WooCommercen tilausstatus käynnistää siirron?
- Lähteekö lasku asiakkaalle Procountorin kautta, ja mikä kanava on valittu?
- Mitä tapahtuu palautuksille ja peruuntuneille tilauksille?
- Ovatko ALV-luokat ja SKU:t oikein ja yhtenäiset?
- Mitä tapahtuu virheelliselle tilaukselle, ja kuka saa siitä ilmoituksen?
- Kuka tarkistaa ensimmäisten laskujen oikeellisuuden käyttöönoton yhteydessä?
Usein kysyttyä
Voiko WooCommercen yhdistää Procountoriin? Kyllä. Procountorin rajapinnan kautta toinen ohjelma voi luoda Procountoriin laskuja, ja integraation voi rakentaa itse, kehittäjällä tai integraatiokumppanilla.
Tarvitaanko Procountorin rajapinnan käyttöön lisäpalvelu? Procountorin ohjesivun mukaan rajapinta on lisäpalvelu, josta veloitetaan yrityskohtainen kuukausimaksu, ja rajapinnan kautta syntyvistä tositteista veloitetaan hinnaston mukaan. Testaus on maksutonta. Tarkista ajantasaiset ehdot Procountorilta.
Toimiiko rajapinta kaikissa Procountor-versioissa? Procountorin ohjeen mukaan rajapintaa voi käyttää Procountor Financials -versiossa, ei Procountor Ledgerissä.
Voiko Procountorin laskua muuttaa hyväksymisen jälkeen? Procountorin ohjeen mukaan ei. Lasku luodaan keskeneräisenä, ja hyväksymisen jälkeen siihen ei voi tehdä muutoksia, joten tiedot kannattaa tarkistaa ennen hyväksymistä.
Kumpi on parempi, tilauskohtainen lasku vai koontilasku? Kumpikaan ei ole yleisesti parempi. Valinta tehdään yrityksen kirjanpitokäytännön ja tilitoimiston kanssa.
Mitä tapahtuu, jos tilauksessa on virhe? Se riippuu integraation toteutuksesta. Päätä etukäteen, pysähtyykö virheellinen tilaus, kuka saa ilmoituksen ja miten virhe korjataan.
Yhteenveto
WooCommerce-tilaukset voivat siirtyä myyntilaskuiksi Procountoriin automaattisesti Procountorin rajapinnan kautta. Käyttöönoton onnistuminen ei ratkea pelkästään teknologiasta, vaan siitä, onko tilausstatus, laskutustapa, palautukset, lähetyskanava, ALV ja tuotenumerot päätetty ja testattu etukäteen.
Flashnode toteuttaa ja ylläpitää integraatioita verkkokauppojen ja taloushallinto-ohjelmien välillä. Varaa keskustelu integraatiotarpeestanne.
