Jos työskentelet myynnin, taloushallinnon tai verkkokaupan parissa, on sinulle todennäköisesti tuttua taloushallinnon ohjelman sekä esimerkiksi CRM-, kassa-, ERP- tai verkkokauppajärjestelmän välillä tapahtuva tiedonsiirto.
Esimerkiksi laskutus- tai tilaustietojen näpyttely ja vieminen ohjelmistosta toiseen on hidasta, etenkin silloin, kun sama työ toistuu päivästä ja kuukaudesta toiseen. Samalla tähän käytetyn työajan voisi käyttää huomattavasti tuottavampiin tehtäviin.
Hyvä uutinen on, että suuri osa tästä työstä voidaan automatisoida integraatiolla.
Miten päästä eroon aikaa vievästä tiedonsiirrosta?
Usein ongelma liittyy yksinkertaisesti siihen, etteivät yrityksen eri järjestelmät juttele keskenään.
Kun verkkokauppaan tulee tilaus, tieto ei välttämättä siirry automaattisesti taloushallintoon. Laskutustiedot täytyy kirjoittaa uudelleen, maksut täsmäyttää käsin tai varastosaldot päivittää erikseen useaan järjestelmään.
Integroimalla järjestelmät toisiinsa tieto saadaan liikkumaan niiden välillä automaattisesti. Esimerkiksi verkkokaupan tilaus voidaan siirtää suoraan taloushallintoon laskutusta tai kirjanpitoa varten. Toiseen suuntaan voidaan puolestaan päivittää esimerkiksi tuotteita, hintoja tai varastosaldoja.
Ideana on, ettei samaa tietoa tarvitse ylläpitää käsin useassa paikassa. Yrityksen näkökulmasta integraatio voi säästää työtunteja, vähentää näppäilyvirheitä ja nopeuttaa tilausten käsittelyä. Työntekijöiden aikaa vapautuu samalla tehtäviin, joissa ihmistä oikeasti tarvitaan.
Tutustu taloushallinnon ja ERP-järjestelmien integraatioihin.
Mitä taloushallinnon integraatio tarkoittaa käytännössä?
Taloushallinnon integraatio tarkoittaa käytännössä taloushallinto-ohjelmiston yhdistämistä yrityksen muihin järjestelmiin niin, että tarvittavat tiedot liikkuvat niiden välillä automaattisesti.
Taloushallintoon voidaan yhdistää esimerkiksi:
- verkkokauppa
- ERP- tai toiminnanohjausjärjestelmä
- kassajärjestelmä
- CRM
- maksupalvelu
- varastonhallinta.
Integraatio voi automatisoida esimerkiksi tilausten, laskujen, asiakastietojen, maksujen, tuotteiden, varastosaldojen tai kirjanpitotietojen siirtymistä. Tarkka toteutus riippuu aina käytössä olevista järjestelmistä ja siitä, mitä yrityksen nykyisessä prosessissa halutaan automatisoida.
Useiden myyntikanavien yhtenäistäminen
Useat B2B-yritykset ottavat edelleen vastaan tilauksia monessa kanavassa: verkkokaupassa, sähköpostilla, puhelimitse tai suoraan myyjän kautta. Laskutus, varastonhallinta ja tilausten käsittely tapahtuvat kuitenkin usein omissa taustajärjestelmissään. Jos esimerkiksi puhelimitse tullut tilaus käsitellään ERPä, mutta verkkokauppatilaus täytyy syöttää sinne erikseen käsin, syntyy helposti turhaa työtä.
Integraation avulla myös verkkokaupan kautta tulleet tilaukset voidaan saada automaattisesti samaan prosessiin muiden tilausten kanssa. Näin verkkokauppa ei jää yrityksen muusta toiminnasta irralliseksi myyntikanavaksi, vaan se toimii osana samaa myynti-, varasto- ja taloushallinnon kokonaisuutta.
Lue lisää verkkokaupan integraatioista.
Samalla B2B-asiakkaalle voidaan tarjota mahdollisuus tehdä rutiinitilauksia itsenäisesti verkossa sen sijaan, että jokainen tilaus pitäisi vastaanottaa sähköpostilla tai puhelimitse. Myyjän aikaa vapautuu silloin tilausten näpyttelystä esimerkiksi asiakassuhteiden hoitamiseen ja uusien asiakkaiden hankintaan.
Parempi asiakaskokemus syntyy myös ajantasaisesta tiedosta
Integraatioista ei hyödy pelkästään yrityksen oma henkilöstö. Kun järjestelmien tiedot pysyvät automaattisesti ajan tasalla, myös asiakkaalle voidaan tarjota sujuvampi ostokokemus.
Verkkokaupassa tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ajantasaisia:
- tuotetietoja
- hintoja
- varastosaldoja
- asiakastietoja
- tilaustietoja
- toimitustietoja.
Jos tieto muuttuu yhdessä järjestelmässä, sitä ei tarvitse välttämättä päivittää käsin kaikkiin muihin järjestelmiin. Samalla yritykselle muodostuu yhtenäisempää dataa eri järjestelmistä. Kun verkkokaupan, taloushallinnon, CRM ja muiden järjestelmien tiedot liittyvät toisiinsa, niitä voidaan hyödyntää paremmin myös raportoinnissa ja liiketoiminnan kehittämisessä.
Taloushallinnon ja verkkokaupan integraatio
Verkkokaupan ja taloushallinnon integraatiossa yksi yleisimmistä automatisoitavista prosesseista on tilausten siirto. Kun asiakas tekee tilauksen verkkokaupassa, integraatio voi siirtää tilauksen automaattisesti taloushallintoon esimerkiksi myyntitilaukseksi tai myyntilaskuksi.
Tilauksen mukana voidaan siirtää esimerkiksi:
- asiakastiedot
- laskutus- ja toimitustiedot
- tuotteet ja määrät
- hinnat ja alennukset
- ALV-tiedot
- maksutapa
- muut tilauksella tarvittavat tiedot.
Toteutuksesta riippuen automaatiota voidaan laajentaa myös esimerkiksi varastosaldoihin, maksutapahtumiin, tuotteisiin, tiliöinteihin tai toimitusstatuksiin.
Flashnoden nykyisissä verkkokauppaintegraatioissa voidaan automatisoida esimerkiksi myyntitilausten ja myyntilaskujen siirtoa taloushallintoon, ja laajemmissa kokonaisuuksissa myös varasto- ja maksutietojen käsittelyä.
Narsakka säästää integraatiolla neljä työpäivää kuukaudessa
Hyvä esimerkki automatisoinnin konkreettisista hyödyistä on asiakkaamme Kultasepät Narsakka. Narsakan verkkokaupan taustalla tieto liikkuu automaattisesti Shopifyn, Netvisorin ja Paytrailin välillä.
Ilman integraatiota työntekijöiden pitäisi käyttää aikaa tietojen kopiointiin järjestelmästä toiseen. Automaation ansiosta viikonlopun aikana tulleita tilauksia ei tarvitse maanantaiaamuna käydä yksitellen syöttämässä eteenpäin. Narsakalla integraation avulla säästyy noin yksi työpäivä viikossa eli jopa neljä työpäivää kuukaudessa.
Lue Narsakan asiakastarina.
Juuri tästä taloushallinnon automaatiossa parhaimmillaan on kyse: ihmisen ei tarvitse käyttää työpäiväänsä järjestelmien välisenä tiedonsiirtäjänä.
Kasvava tilausmäärä ei saisi tarkoittaa samassa suhteessa kasvavaa käsityötä
Asiakas- ja tilausmäärien kasvaessa myös käsin tehtävän työn määrä kasvaa nopeasti. Jos jokainen uusi verkkokauppatilaus tarkoittaa uutta manuaalista kirjausta taloushallintoon, kaksinkertainen määrä tilauksia tarkoittaa helposti myös kaksinkertaista määrää käsityötä.
Automaatiossa tilanne on toinen. Kun integraatio on rakennettu käsittelemään tilauksia automaattisesti, kasvava tapahtumamäärä ei lähtökohtaisesti tarkoita sitä, että jokainen uusi tilaus pitäisi käsitellä käsin.
Näin integraatio auttaa tekemään yrityksen prosesseista skaalautuvampia ja vapauttaa työntekijöiden aikaa esimerkiksi myyntiin, markkinointiin, asiakaspalveluun ja liiketoiminnan kehittämiseen.
Mitä taloushallinnon työtehtäviä integraatiolla voi automatisoida?
Taloushallinnon integraatiolla voidaan järjestelmistä ja yrityksen prosessista riippuen automatisoida esimerkiksi:
- verkkokauppatilausten siirto taloushallintoon
- myyntilaskujen muodostaminen
- asiakas- ja laskutustietojen siirto
- maksutapahtumien käsittely ja täsmäytys
- tiliöinnit ja laskentakohteet
- tuote- ja hintatietojen siirto
- varastosaldojen päivitys
- kassaraporttien siirto
- hyvitysten ja palautusten käsittely.
Kaikkea ei tarvitse automatisoida kerralla. Usein kannattaa aloittaa niistä työvaiheista, jotka toistuvat eniten ja vievät tällä hetkellä eniten työntekijöiden aikaa.
Tehosta liiketoimintaa automaatiolla
Integraation tarkoitus ei ole tuoda yritykseen jälleen yhtä uutta ohjelmistoa. Parhaimmillaan integraatio yhdistää jo käytössä olevat ohjelmistot toisiinsa niin, että niiden välinen tiedonsiirto tapahtuu automaattisesti.
Flashnode yhdistää esimerkiksi verkkokauppoja, taloushallinnon ohjelmistoja, ERP-järjestelmiä, kassoja ja muita liiketoiminnan järjestelmiä toisiinsa. Kun manuaaliseen tiedonsiirtoon käytetty aika vähenee, sitä voidaan käyttää liiketoiminnan kannalta tärkeämpiin tehtäviin.
Tutustu verkkokaupan integraatioihin, taloushallinnon ja ERP integraatioihin tai ota yhteyttä Flashnodeen, niin katsotaan, mitä teidän prosessistanne kannattaisi automatisoida.
Päivitetty elokuussa 2026.
