Varastonhallinta ja taloushallinto: riittääkö kirjanpito-ohjelman varasto?

Moni yritys aloittaa varastonhallinnan taulukkolaskennasta tai laskutusohjelman tuoterekisteristä. Se toimii, kunnes tuotteita myydään useassa kanavassa: kaupassa, verkossa ja esimerkiksi myyjän kautta. Silloin kysymys ei ole enää pelkästä ohjelmistosta, vaan siitä, missä saldo on totta ja miten muut järjestelmät saavat sen tietoonsa. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä varastonhallinta tarkoittaa taloushallinnon näkökulmasta, miten päätät riittääkö kirjanpito-ohjelman varasto, ja mitä integraation pitää hoitaa.

Mitä varastonhallinta tarkoittaa taloushallinnon näkökulmasta?

Varastonhallinnassa ja taloushallinnossa katsotaan samoja tuotteita eri tarkoituksiin. Käytännössä kyse on kolmesta asiasta:

• Saldo: kuinka monta kappaletta tuotetta on varastossa ja paljonko siitä on jo luvattu asiakkaille. Saldoa tarvitaan, jotta yritys ei myy sellaista, mitä sillä ei ole.
• Varaus: tilauksesta tehty varaus pienentää myytävissä olevaa määrää ennen kuin tuote on lähtenyt. Varaus ja fyysinen saldo ovat eri asioita.
• Varastoarvo: varaston arvo on osa yrityksen taloudellista kuvaa. Miten varastoarvo lasketaan ja kirjataan, on kirjanpidollinen kysymys, jonka tilitoimisto tai kirjanpitäjä ratkaisee.

Varastonhallinta ei siis ole pelkkä varastotyökalu. Kun myyntitapahtuma kirjataan, sen pitäisi vaikuttaa sekä saldoon että kirjanpitoon samalla tavalla, ja eri järjestelmissä olevien lukujen pitää täsmätä.

Riittääkö kirjanpito-ohjelman varasto?

Vastaus riippuu yrityksestä, eikä yksittäistä ohjelmaa voi nimetä oikeaksi ilman tietoa tarpeista. Ohjelmat eroavat toisistaan: osassa varastonhallinta on sisäänrakennettu, osassa se on lisäosa ja osassa varastoa hoidetaan erillisellä järjestelmällä, johon taloushallinto-ohjelma yhdistetään. Kokoa ja tarpeita auttavat arvioimaan seuraavat kysymykset.

1. Kuinka monta nimikettä ja varastopaikkaa yrityksellä on? Muutama kymmenen tuotetta yhdessä paikassa on eri tilanne kuin tuhansia nimikkeitä usealla varastolla.
2. Missä kanavissa myydään? Jos myyntiä on vain laskutuksen kautta, varasto voi pysyä kirjanpito-ohjelmassa. Jos myydään myös verkkokaupassa ja kassalla, saldon pitää päivittyä useasta suunnasta.
3. Tarvitaanko tilausvarauksia ja keräilyä? Tarvitseeko varaston tilanne näkyä tilauksen tekohetkellä, vai riittääkö, että saldo päivittyy laskutuksen yhteydessä?
4. Kuka tarvitsee tietoa ja missä muodossa? Myynti, ostot ja varasto tarvitsevat reaaliaikaisen saldon, kirjanpito tarvitsee varastoarvon ja kirjaukset.
5. Halutaanko hankintoja ja ostotilauksia seurata samassa paikassa? Osa ohjelmista tukee sitä, osa ei.
6. Kasvaako tuotemäärä tai kanavien määrä seuraavan vuoden aikana? Valinta kannattaa tehdä tulevaa tarvetta silmällä pitäen, koska varastotietojen siirto uuteen järjestelmään on oma projektinsa.
7. Mitä tilitoimisto käyttää? Usein sama ohjelma on helpoin valinta, mutta varastotarve voi muuttaa arviota.

Jos suurin osa vastauksista osoittaa yksinkertaiseen tilanteeseen (vähän nimikkeitä, yksi kanava, saldo päivittyy laskutuksen yhteydessä), kirjanpito-ohjelman oma varasto voi riittää. Jos useampi vastaus viittaa monimutkaisempaan tilanteeseen, kannattaa selvittää erillistä varastojärjestelmää tai ERP:tä.

Mitä suomalaiset taloushallinto-ohjelmat kertovat varastonhallinnasta?

Alla on yhteenveto siitä, mitä valmistajat itse kertovat. Taulukko perustuu valmistajien omiin sivuihin.  Ajantasaisuus ja hinnat kannattaa aina varmistaa suoraan valmistajalta.

Tämä ei tarkoita, että yksi vaihtoehto olisi toista parempi. Se kertoo, että jos varastonhallinta on tärkeä tarve, jo ohjelmaa valitessa kannattaa kysyä valmistajalta tai tilitoimistolta, miten varasto hoidetaan: sisäänrakennettuna, lisäosana vai integraationa toiseen järjestelmään. Eri ohjelmien yleisistä eroista on lisää vertailussamme: Netvisor, Procountor, Fennoa vai Easor.

Verkkokaupan ja kassan saldot: mitä integraation täytyy hoitaa?

Kun myyntikanavia on useampi, varastoa ei hallita yhdessä ohjelmassa vaan usean ohjelman välillä. Silloin integraation tehtävä on pitää kolme asiaa yhdenmukaisina: tuotetiedot, saldot ja myyntitapahtumat.

Mikä on saldon "totuus"? Ensimmäinen päätös on, missä järjestelmässä saldo ylläpidetään. Se voi olla taloushallinto-ohjelma, ERP tai erillinen varastojärjestelmä. Muut järjestelmät lukevat saldon sieltä. Jos saldoa muutetaan useassa paikassa itsenäisesti, luvut eroavat nopeasti.

Tuotteiden yhteinen tunniste. Tuotteet tunnistetaan yleensä tuotenumeron eli SKU:n perusteella. SKU:n pitää olla yksilöllinen ja sama kaikissa järjestelmissä. Epäyhtenäiset tuotenumerot ovat tyypillinen syy siihen, että integraation käyttöönotossa joudutaan korjaamaan dataa.

Milloin saldo muuttuu? Esimerkiksi WooCommercessa tilaus, jonka status on Processing, tarkoittaa, että maksu on vastaanotettu ja varastosaldoa on vähennetty (WooCommercen dokumentaation mukaan). Saldo voi siis muuttua jo ennen toimitusta, ja integraation täytyy tietää, mikä tilanne kuuluu siirtää toiseen järjestelmään. Lue lisää: WooCommerce ja taloushallinto: miten tilaukset, maksut ja palautukset päätyvät kirjanpitoon?

Missä suunnassa tieto kulkee? Flashnoden integraatioissa tilaukset viedään tyypillisesti verkkokaupasta toiseen järjestelmään ja varastosaldot tuodaan toisesta järjestelmästä verkkokauppaan. Esimerkiksi Visma Novan integraatiossa saldot voidaan viedä yhdestä tai useammasta varastosta asetusten mukaan, ja päivitys voi tapahtua tilausten yhteydessä, määrien muuttuessa tai ajastetusti. Lue lisää: Visma Nova -integraatio.

Entä kassa? Jos tuotteita myydään myös kassalla, myös kassan myynnin pitää vähentää samaa saldoa. Tämä on usein vaikeampi osa kokonaisuutta, koska myyntejä tulee useasta pisteestä. Lisää kassajärjestelmistä: Mikä on POS-järjestelmä.

Tarkistuslista ennen valintaa

• Missä järjestelmässä saldo ylläpidetään, ja kuka sitä saa muuttaa?
• Ovatko tuotenumerot (SKU) yksilöllisiä ja samat kaikissa järjestelmissä?
• Mikä tilanne vähentää saldoa (tilaus, maksu, toimitus, laskutus)?
• Miten palautukset ja perutut tilaukset palauttavat saldon?
• Miten saldo ja varastoarvo kirjataan taloushallintoon, ja miten tilitoimisto haluaa sen tehtävän?
• Kuinka usein saldo päivittyy myyntikanaviin (heti, tilausten yhteydessä, ajastetusti)?
• Mitä tapahtuu, kun siirto epäonnistuu, ja kuka saa siitä ilmoituksen?
• Kuka ylläpitää integraatiota, kun jonkin ohjelman rajapinta muuttuu?

Usein kysyttyä

Riittääkö kirjanpito-ohjelman oma varastonhallinta? Se voi riittää, kun nimikkeitä on vähän, myyntikanavia on yksi ja saldo päivittyy laskutuksen yhteydessä. Kun kanavia, varastopaikkoja tai nimikkeitä tulee lisää, kannattaa arvioida erillistä varastojärjestelmää tai ERP:tä. Arviossa auttaa yllä oleva kysymyslista.

Onko varastonhallinta sisäänrakennettu kaikissa suomalaisissa taloushallinto-ohjelmissa? Ei. Valmistajien oman kuvauksen mukaan Netvisorissa varastonhallinta on sisäänrakennettu ja Procountorissa se on lisäosa. Fennoan ja Easorin ominaisuussivuilla varastonhallintaa ei nosteta esiin. Tarkista aina ajantasainen tilanne valmistajalta.

Mitä tarkoittaa varastoarvo kirjanpidossa? Varastoarvo on varastossa olevien tuotteiden arvo, ja se on osa yrityksen taloudellista kuvaa. Arvostus- ja kirjaustavat ovat kirjanpidollisia ratkaisuja, joten ne kannattaa sopia kirjanpitäjän tai tilitoimiston kanssa.

Miten verkkokaupan varastosaldo saadaan päivittymään automaattisesti? Saldon ylläpitävä järjestelmä ja verkkokauppa yhdistetään integraatiolla, ja tuotteet yhdistetään SKU:n perusteella. Päätettäväksi jää saldon totuuden lähde, päivitystiheys ja se, mikä tilanne vähentää saldoa.

Tarvitaanko ERP, jos haluan varastonhallinnan? Ei välttämättä. Jos tarpeet ovat yksinkertaiset, varasto voi olla taloushallinto-ohjelmassa tai kevyessä varastojärjestelmässä. ERP tulee kyseeseen, kun varasto, ostot, tuotanto ja talous halutaan samaan järjestelmään. ERP:stä lisää: Mikä on ERP-järjestelmä?

Yhteenveto

Kirjanpito-ohjelman varasto voi riittää pienessä ja yksinkertaisessa tilanteessa, mutta monikanavaisessa myynnissä ratkaisevaa on, mikä järjestelmä ylläpitää saldoa ja miten tieto siirtyy muiden järjestelmien välillä. Aloita päättämällä saldon totuuden lähde, tuotenumerot ja se, mikä tilanne vähentää saldoa. Varastointegraatio kannattaa suunnitella ja testata ennen käyttöönottoa.

Flashnode toteuttaa integraatioita taloushallinto-ohjelmien, verkkokauppojen, kassojen ja ERP-järjestelmien välillä riippumatta siitä, minkä ohjelman yritys valitsee. Varaa keskustelu integraatiotarpeestanne.