Kartoitusvaihe – näin ymmärrät, mitä ratkaista integraation avulla

Integraatioprojekti käynnistyy harvoin tilanteessa, jossa kaikki on selkeää ja hallinnassa. Taustalla on usein arki, jossa järjestelmät eivät enää toimi sujuvasti yhdessä: tieto ei liiku luotettavasti, prosessit ovat pirstaloituneet ja manuaalinen työ on kasvanut huomaamatta kriittiseksi osaksi tekemistä.

Assess-vaihe viittaa alkukartoitukseen, jossa liiketoiminnan prosessit, järjestelmät ja data puretaan auki ennen kuin tehdään yhtään teknistä päätöstä.

Kokonaiskuva ennen yksityiskohtia

Kartoitus alkaa muodostamalla selkeä kuva järjestelmäympäristöstä. Käytännössä tämä tarkoittaa sen ymmärtämistä, mitä järjestelmiä käytetään, mihin tarkoitukseen ja miten ne liittyvät toisiinsa osana liiketoimintaa.

Meidän tehtävänä on muodostaa mahdollisimman kattava kuva ongelmasta ja nykyisistä toimintatavoista, jotta pystymme suunnittelemaan teille parhaan mahdollisen, juuri teidän tarpeisiin sopivan ratkaisun.

Miten tieto oikeasti liikkuu?

Seuraavaksi tarkastellaan tiedonkulkua järjestelmien välillä. Tavoitteena on selvittää, mitä arjessa tällä hetkellä tapahtuu ja millainen olisi ideaalitilanne.

Käytännössä tämä tarkoittaa yksittäisten prosessien läpikäyntiä alusta loppuun. Esimerkiksi tilauksen kulkua verkkokaupasta toimitukseen ja laskutukseen asti. Tämän kautta tunnistetaan kaikki kohdat, joissa tieto siirtyy manuaalisesti.

Usein tässä vaiheessa paljastuu, että:

• tieto ei kulje lainkaan joissain kohdissa
• siirto viivästyy tai tapahtuu väärässä muodossa
• prosessiin on syntynyt kiertoteitä, jotka eivät näy dokumentaatiossa

Nämä kohdat ovat tyypillisesti myös suurimpia kehityskohteita.

Kuka omistaa datan?

Yksi keskeinen osa on datan omistajuuden selkeyttäminen. Käytännössä tämä tarkoittaa sen määrittelyä, missä järjestelmässä mikäkin tieto on ensisijainen ja luotettava.

Esimerkiksi asiakas-, tuote- tai tilaustiedot voivat syntyä yhdessä järjestelmässä, mutta niitä saatetaan muokata useassa paikassa. Ilman selkeää määrittelyä tämä johtaa helposti ristiriitaisiin tietotilanteisiin.

Kun datalle määritetään selkeä lähde, integraatiot voidaan suunnitella yhdenmukaisesti. Tämä vähentää virheitä ja tekee kokonaisuudesta hallittavamman myös jatkossa.

Missä syntyy turhaa työtä ja riskiä?

Kartoituksessa tunnistetaan myös kohdat, joissa prosessi ei toimi tehokkaasti. Näitä ovat tyypillisesti manuaaliset työvaiheet, viiveet ja tilanteet, joissa tieto joudutaan tarkistamaan useasta järjestelmästä.

Nämä eivät ole pelkästään tehokkuusongelmia, vaan usein myös riskejä. Mitä enemmän prosessi perustuu manuaaliseen työhön, sitä suurempi on virheiden todennäköisyys.

Käy lukeamssa, miten ratkaisimme esimerkiksi asiakkaamme Praecomin haasteita ennen integraatiota. 

Kartoituksen tavoitteena on tunnistaa, missä integraatiolla voidaan aidosti parantaa toimintaa – ei automatisoida kaikkea, vaan oikeat kohdat.

Mitä teknisesti on mahdollista tehdä?

Kun liiketoiminnan näkökulma on ymmärretty, tarkastellaan teknisiä reunaehtoja. Tässä vaiheessa selvitetään, millaisia rajapintoja järjestelmät tarjoavat, miten dataa voidaan siirtää ja millaisia rajoitteita toteutukselle on.

Tämä varmistaa, että tuleva ratkaisu perustuu realistisiin lähtökohtiin. Samalla voidaan arvioida esimerkiksi, onko reaaliaikainen integraatio tarpeen vai riittääkö ajastettu tiedonsiirto.

Mistä lähteä liikkeelle?

Tunnista arjessa takkuavat kohdat.
Missä tieto ei kulje kuten pitäisi? Missä syntyy manuaalista työtä, viiveitä tai virheriskejä? Onko olemassa olevaa integraatiokokonaisuutta tarve yksinkertaistaa?

Kuvaa lyhyesti nykytilanne.
Mitä järjestelmiä teillä on käytössä ja miten ne liittyvät toisiinsa? Onko näköpiirissä järjestelmävaihto, kasvua tai muutoksia, jotka vaikuttavat tiedonkulkuun?

Mieti, mitä haluatte parantaa.
Missä integraatio tai automaatio toisi eniten hyötyä juuri nyt? Mikä hidastaa tekemistä eniten?

Täytä alla oleva lomake – tästä päästään liikkeelle.