Opas integraatioratkaisuihin suomalaisille yrityksille

Kaikki integraatiotarpeet eivät vaadi samanlaista ratkaisua

Kun yritys huomaa tarvitsevansa integraation, ensimmäinen ajatus on usein yksinkertainen: “Nämä kaksi järjestelmää pitäisi saada keskustelemaan keskenään.”

Käytännössä integraatiotarpeet voivat kuitenkin olla hyvin erilaisia.

Yhdessä yrityksessä riittää, että verkkokaupan tilaukset siirtyvät taloushallintoon kerran tunnissa. Toisessa taas tarvitaan usean järjestelmän kokonaisuus, jossa tilaukset, maksut, varastosaldot, asiakastiedot ja laskutus liikkuvat eri suuntiin. Kolmannessa yrityksessä haaste ei ole yksittäinen integraatio, vaan se, että integraatioita on kertynyt vuosien aikana useita ja niiden ylläpito alkaa olla epäselvää.

Siksi integraatioratkaisut yrityksille kannattaa valita tarpeen mukaan. Kaikkeen ei tarvita raskasta projektia, mutta kaikkea ei myöskään kannata ratkaista kevyimmällä mahdollisella työkalulla.

Oikea kysymys ei ole vain: “Mikä integraatio meille tarvitaan?”
Parempi kysymys on: “Millainen integraatioratkaisu sopii tähän tarpeeseen, tähän vaiheeseen ja tähän järjestelmäkokonaisuuteen?”

Mitä integraatioratkaisut yrityksille käytännössä ovat?

Integraatioratkaisu tarkoittaa tapaa siirtää tietoa järjestelmästä toiseen automaattisesti. Kyse voi olla yksinkertaisesta tiedonsiirrosta tai laajemmasta järjestelmäkokonaisuudesta.

Tyypillisiä esimerkkejä ovat:

• tilaukset verkkokaupasta taloushallintoon
• maksutiedot maksupalvelusta kirjanpitoon
• varastosaldot ERPistä verkkokauppaan
• asiakastiedot CRM:n ja taloushallinnon välillä
• myyntilaskut toiminnanohjauksesta taloushallintoon
• raportointidata useasta järjestelmästä analytiikkaan
• tuotetiedot ERPistä verkkokauppaan tai jälleenmyyjille

Yrityksen näkökulmasta integraation arvo ei ole pelkkä tekninen yhteys. Arvo syntyy siitä, että työvaiheita poistuu, virheet vähenevät ja tieto on käytettävissä siellä, missä sitä tarvitaan.

Kolme yleistä tapaa toteuttaa integraatio

Yrityksille tarjottavat integraatioratkaisut voidaan jakaa karkeasti kolmeen malliin:

1. valmisliittimet
2. räätälöidyt integraatiot
3. iPaaS- ja alustapohjaiset ratkaisut

Näiden lisäksi monella yrityksellä paras vaihtoehto on käytännössä yhdistelmä: valmis integraatiopohja, jota täydennetään asiakaskohtaisella määrittelyllä ja ylläpidetään integraatiokumppanin alustalla.

1. Valmisliitin: nopea ratkaisu rajattuun tarpeeseen

Valmisliitin on ennalta rakennettu yhteys kahden järjestelmän välille. Se on yleensä järkevä vaihtoehto silloin, kun tarve on selkeä ja yleinen.

Esimerkiksi:

• verkkokaupan tilaukset taloushallintoon
• maksutiedot kirjanpitoon
• asiakastiedot CRM:stä toiseen järjestelmään
• tuotetiedot ERPistä verkkokauppaan

Valmisliittimen etu on nopeus. Kun yhteys on jo pitkälle rakennettu, käyttöönotto voi olla suoraviivaisempi kuin täysin alusta asti tehtävässä integraatiossa.

Valmisliitin sopii erityisesti tilanteeseen, jossa:

• järjestelmät ovat yleisesti käytössä
• siirrettävä tieto on melko vakiomuotoista
• yrityksen prosessi ei vaadi paljon poikkeuksia
• integraatio halutaan käyttöön nopeasti
• tavoitteena on ratkaista yksi selkeä ongelma

Valmisliittimessä on kuitenkin hyvä tarkistaa yksi asia heti alussa: sopiiko liittimen toimintalogiikka yrityksen omaan prosessiin?

Jos valmisliitin siirtää vain osan tarvittavista tiedoista tai ei tue yrityksen laskutus-, varasto- tai asiakaslogiikkaa, käyttöönotto voi näyttää aluksi helpolta mutta aiheuttaa myöhemmin lisätyötä.

2. Räätälöity integraatio: kun prosessi ratkaisee enemmän kuin järjestelmäpari

Räätälöity integraatio on järkevä vaihtoehto silloin, kun yrityksen tarve ei mahdu valmiiseen malliin. Tällöin tärkeintä ei ole vain se, mitkä kaksi järjestelmää yhdistetään, vaan miten liiketoimintaprosessi toimii.

Räätälöintiä tarvitaan usein esimerkiksi silloin, kun:

• tiedot pitää muuntaa ennen siirtoa
• mukana on useita järjestelmiä
• asiakkailla on erilaisia hinnastoja tai ehtoja
• laskutuksessa on erityisiä sääntöjä
• sama tieto pitää lähettää eri paikkoihin eri muodossa
• integraation pitää huomioida poikkeustilanteita
• yrityksellä on toimialakohtainen prosessi

Räätälöidyn integraation vahvuus on joustavuus. Se voidaan rakentaa tukemaan yrityksen todellista arkea sen sijaan, että yritys joutuu muuttamaan prosessiaan valmiin työkalun ehdoilla.

Samalla räätälöinti vaatii enemmän määrittelyä. Ennen toteutusta pitää ymmärtää esimerkiksi:

• mistä tieto syntyy
• mikä järjestelmä on tiedon lähde
• mihin tieto siirtyy
• missä muodossa tieto tarvitaan
• milloin siirto tapahtuu
• mitä tehdään virhetilanteissa
• miten muutokset hoidetaan myöhemmin

Räätälöity integraatio ei siis tarkoita automaattisesti raskasta projektia. Se voi olla myös rajattu, nopeasti toteutettava kokonaisuus, jos tarve on selkeästi määritelty.

3. iPaaS ja integraatioalusta: kun integraatioita pitää hallita kokonaisuutena

iPaaS eli integration platform as a service tarkoittaa pilvipohjaista integraatioalustaa, jonka avulla järjestelmien välisiä yhteyksiä voidaan rakentaa, hallita ja valvoa keskitetysti.

Tämä lähestymistapa on hyödyllinen erityisesti silloin, kun yrityksellä on useita integraatioita tai niitä tulee lisää ajan myötä.

iPaaS- tai alustamalli voi olla sopiva, jos:

• yrityksellä on useita järjestelmiä
• integraatioita halutaan hallita keskitetysti
• samaa tietoa käytetään monessa paikassa
• virheiden valvonta on tärkeää
• integraatioita pitää muuttaa ja laajentaa myöhemmin
• yksittäiset pistemäiset ratkaisut eivät enää riitä

Alustamallin etu on hallittavuus. Kun integraatiot eivät ole irrallisia yksittäistoteutuksia, niitä on helpompi valvoa, ylläpitää ja kehittää.

On kuitenkin tärkeää muistaa, että integraatioalusta ei yksin suunnittele yrityksen prosessia. Alusta tarjoaa välineen, mutta onnistuminen riippuu edelleen siitä, että tiedonsiirrot määritellään oikein.

Vertailu: mikä integraatioratkaisu sopii mihinkin tilanteeseen?

Miten kustannukset eroavat eri integraatioratkaisuissa?

Integraation hinta ei riipu vain siitä, kuinka monta järjestelmää yhdistetään. Hintaan vaikuttaa erityisesti se, kuinka paljon liiketoimintalogiikkaa, määrittelyä ja ylläpitoa tarvitaan.

Valmisliittimen kustannus

Valmisliittimessä kustannus on usein ennakoitavampi. Tyypillisesti kustannus muodostuu käyttöönotosta ja kuukausimaksusta.

Kustannukseen vaikuttavat esimerkiksi:

• käyttöönoton laajuus
• siirrettävät tiedot
• mahdolliset asetukset
• käyttäjämäärät tai tapahtumamäärät
• jatkuva ylläpito

Valmisliitin voi olla edullisin vaihtoehto, jos sen toimintalogiikka sopii yrityksen tarpeeseen sellaisenaan.

Räätälöidyn integraation kustannus

Räätälöidyssä integraatiossa kustannus riippuu enemmän määrittelystä ja toteutuksen laajuudesta.

Hintaan vaikuttavat esimerkiksi:

• järjestelmien rajapinnat
• kenttien määrä
• tiedon muunnokset
• virheiden käsittely
• testauksen tarve
• poikkeustilanteiden määrä
• dokumentointi
• jatkokehityksen tarve

Räätälöity integraatio voi maksaa enemmän alussa, mutta se voi olla järkevämpi ratkaisu, jos valmisliitin aiheuttaisi jatkuvaa käsityötä tai kiertoratkaisuja.

iPaaS- ja alustamallin kustannus

Alustapohjaisessa mallissa kustannus voi muodostua esimerkiksi alustan käytöstä, integraatioiden määrästä, tapahtumavolyymeista, käyttöönotosta ja ylläpidosta.

Tätä mallia kannattaa arvioida erityisesti kokonaisuutena. Jos yrityksellä on useita integraatioita, keskitetty hallinta ja ylläpito voivat olla pitkällä aikavälillä arvokkaampia kuin yksittäisen integraation mahdollisimman pieni aloituskustannus.

Kuinka nopeasti integraatio voidaan toteuttaa?

Nopea integraatiototeutus ei synny pelkästään siitä, että valitaan nopein työkalu. Usein nopeus syntyy hyvästä rajauksesta.

Integraatio voidaan toteuttaa nopeammin, kun:

• tarve on rajattu selkeästi
• tiedetään, mitä tietoa siirretään
• järjestelmien käyttöoikeudet ovat kunnossa
• API-rajapinnat ovat käytettävissä
• testiaineisto on valmiina
• ensimmäisessä vaiheessa ei yritetä ratkaista kaikkea
• päätökset saadaan tehtyä nopeasti

Esimerkiksi ensimmäinen vaihe voi olla vain:

• tilaukset verkkokaupasta taloushallintoon
• myyntilaskut ERPistä taloushallintoon
• maksuaineisto maksupalvelusta kirjanpitoon
• varastosaldot ERPistä verkkokauppaan

Kun ensimmäinen vaihe toimii, kokonaisuutta voidaan laajentaa. Tämä on usein parempi malli kuin yrittää automatisoida heti kaikki mahdolliset poikkeukset.

Miten valita oikea integraatioratkaisu?

Oikean ratkaisun valintaan voi käyttää yksinkertaista päätöspolkua.

1. Onko tarve yleinen vai yrityskohtainen?

Jos tarve on yleinen, valmisliitin tai valmis integraatiopohja voi riittää.
Jos prosessi on yrityskohtainen, tarvitaan todennäköisesti räätälöintiä.

2. Onko kyse yhdestä yhteydestä vai laajemmasta kokonaisuudesta?

Jos kyse on yhdestä selkeästä yhteydestä, ratkaisu voi olla kevyt.
Jos järjestelmiä on useita, kannattaa miettiä alustamallia ja kokonaisuuden hallintaa.

3. Onko tärkeintä nopeus, joustavuus vai hallittavuus?

Jos tärkeintä on nopeus, rajaa ensimmäinen vaihe.
Jos tärkeintä on joustavuus, panosta määrittelyyn.
Jos tärkeintä on hallittavuus, mieti integraatioita kokonaisuutena.

4. Kuinka kriittinen tiedonsiirto on liiketoiminnalle?

Jos integraatio liittyy laskutukseen, maksuihin, varastosaldoihin tai asiakasdataan, virheiden käsittely ja valvonta kannattaa suunnitella huolella.

5. Miten tarve voi muuttua vuoden aikana?

Jos integraatioita tarvitaan jatkossa lisää, kannattaa välttää ratkaisuja, jotka toimivat vain yhteen tämänhetkiseen tarpeeseen mutta eivät taivu jatkokehitykseen.

Esimerkkejä eri toteutusmalleista

Esimerkki 1: nopea valmisliitin

Yrityksellä on verkkokauppa ja taloushallinnon järjestelmä. Tarve on siirtää maksetut tilaukset kirjanpitoon myyntitositteiksi. Prosessi on selkeä, eikä mukana ole paljon poikkeuksia.

Tällöin valmisliitin tai valmis integraatiopohja voi olla sopiva ratkaisu.

Esimerkki 2: kevyt räätälöinti

Yrityksellä on verkkokauppa, jossa osa tilauksista maksetaan heti ja osa laskutetaan myöhemmin. Lisäksi B2B-asiakkailla on omia laskutusviitteitä ja asiakaskohtaisia tietoja.

Tällöin valmis integraatiopohja voi toimia pohjana, mutta rinnalle tarvitaan asiakaskohtaista määrittelyä.

Esimerkki 3: usean järjestelmän kokonaisuus

Yrityksellä on ERP, verkkokauppa, taloushallinto, CRM ja maksupalveluita. Tuotetiedot tulevat ERPistä, tilaukset verkkokaupasta, asiakastiedot CRM:stä ja laskutus taloushallinnosta.

Tällöin yksittäinen valmisliitin ei todennäköisesti riitä koko kokonaisuuden hallintaan. Alustapohjainen malli tai integraatiokumppanin hallinnoima kokonaisuus voi olla järkevämpi.

Mitä yrityksen kannattaa selvittää ennen integraation tilaamista?

Ennen kuin integraatiota lähdetään toteuttamaan, kannattaa vastata ainakin näihin kysymyksiin:

• Mitkä järjestelmät pitää yhdistää?
• Mikä tieto liikkuu järjestelmien välillä?
• Mihin suuntaan tieto liikkuu?
• Kuinka usein tiedon pitää päivittyä?
• Mikä järjestelmä on tiedon lähde?
• Mitkä tiedot ovat pakollisia?
• Mitä poikkeustilanteita pitää huomioida?
• Miten virheet huomataan?
• Kuka vastaa ylläpidosta?
• Voiko tarve laajentua myöhemmin?

Näiden kysymysten tarkoitus ei ole tehdä projektista raskasta. Päinvastoin, ne auttavat rajaamaan toteutuksen niin, että ensimmäinen versio voidaan tehdä järkevästi.

Miten Flashnode auttaa integraatioratkaisujen toteutuksessa?

Flashnode auttaa suomalaisia yrityksiä löytämään ja toteuttamaan sopivan integraatioratkaisun eri tilanteisiin. Ratkaisu voi olla valmis integraatiopohja, asiakaskohtaisesti määritelty toteutus tai laajempi integraatiokokonaisuus Flashnoden integraatioalustan päällä.

Flashnoden tyypillisiä integraatioita ovat esimerkiksi:

• verkkokaupan ja taloushallinnon integraatiot
• ERP- ja taloushallintointegraatiot
• maksupalveluiden ja kirjanpidon yhteydet
• asiakas- ja tuotetietojen synkronointi
• varastosaldojen päivitys
• tilausten ja laskutuksen automaatio
• toimialakohtaiset järjestelmäintegraatiot

Tavoitteena on valita ratkaisu tarpeen mukaan. Jos valmis pohja riittää, toteutuksesta ei kannata tehdä liian raskasta. Jos prosessi vaatii enemmän, integraatio voidaan määritellä yrityksen toimintamalliin sopivaksi.

Yhteenveto

Integraatioratkaisut yrityksille eivät ole yksi yhtenäinen tuote, vaan joukko erilaisia toteutusmalleja. Valmisliitin, räätälöity integraatio ja iPaaS voivat kaikki olla oikeita ratkaisuja eri tilanteissa.

Valmisliitin sopii selkeään ja yleiseen tarpeeseen. Räätälöity integraatio sopii yrityskohtaisiin prosesseihin. iPaaS tai alustapohjainen malli sopii tilanteisiin, joissa integraatioita on useita tai kokonaisuutta halutaan hallita keskitetysti.

Tärkeintä on valita ratkaisu tarpeen mukaan. Hyvä integraatio ei ole välttämättä raskain tai teknisesti monimutkaisin vaihtoehto. Hyvä integraatio on sellainen, joka poistaa turhaa käsityötä, toimii luotettavasti ja tukee yrityksen arkea myös käyttöönoton jälkeen.