Visit Inari automatisoi Mewsin kirjanpitoaineiston siirron Fennoaan

Visit Inari on perheomisteinen matkailuyritys Pohjois-Lapissa, jonka palveluihin kuuluvat majoitus-, ravintola-, aktiviteetti- ja alihankintapalveluita. Yrityksen kokonaisuuteen kuuluvat Hotelli Inari, Lomakylä Inari, Hotelli Kultahippu, safaritoimisto ja huskyfarmi, ja asiakkaina on sekä yksittäisiä matkailijoita että yritysasiakkaita ja matkanjärjestäjiä. Toiminnan laajuus näkyy myös taustajärjestelmissä, sillä heillä on paljon erilaisia myyntitapahtumia, arvonlisäverokantoja, tilejä ja kustannuspaikkoja.

Visit Inarin järjestelmävastaava Linda Ohlson huolehtii siitä, että yrityksen järjestelmät palvelevat arkea suunnitellusti. Hän on työskennellyt yrityksessä yli kymmenen vuotta ja tuntee hyvin myös aiemman taloushallinnon prosessin.

Kirjanpitoaineisto siirtyi aiemmin kerran kuukaudessa

Visit Inarilla on ollut Mews käytössä jo pitkään, ja taloushallinnon järjestelmänä toimii Fennoa, mutta järjestelmien välillä ei ollut suoraa yhteyttä. Kirjanpitoaineisto vietiin Mewsistä Fennoaan kerran kuukaudessa, ja aineiston kasvaessa myös sen käsittely vei enemmän aikaa.

Kirjanpitoaineisto vietiin Mewsistä Fennoaan kerran kuukaudessa CSV-tiedostona. Aineistojen kasvaessa myös niiden käsittely ja lataaminen hidastuivat, ja kuukauden alussa syntynyt tapahtuma näkyi taloushallinnossa pahimmillaan vasta kuukautta myöhemmin. Lisäksi verkkolaskujen lähettämiseen käytettiin erillistä järjestelmää, mikä toi prosessiin ylimääräisen työvaiheen ja sitoi kuunvaihteen tiettyihin tehtäviin tiettynä päivänä.

"Aiemmin otimme Mewsistä kerran kuussa CSV-raportin ja latasimme koko kirjanpitoaineiston Fennoaan. Tiedostot olivat suuria, lataaminen vei aikaa ja tieto oli siinä vaiheessa jo myöhässä."

Ratkaisuna suora yhteys Mewsin ja Fennoan välille

Visit Inari lähti kartoittamaan tapaa yhdistää Mews ja Fennoa. Tavoitteena oli saada tieto kulkemaan taloushallintoon nopeammin ja lähemmäs reaaliaikaa sekä helpottaa laskujen muodostamista ja maksujen kohdistumista.

Ratkaisuksi Flashnode rakensi Mewsin ja Fennoan välille integraation, jonka kautta liikkuvat laskutukseen tarvittavat tiedot, kuten myyntilaskut, kuitit ja hyvityslaskut asiakas- ja tuotetietoineen, ja ne siirtyvät Fennoaan automaattisesti pitkin päivää.

Ratkaisu huomioi myös suomalaisen laskutuksen käytännöt. Laskuille tulee nyt automaattisesti oikeat viitetiedot, joten maksut kohdistuvat ilman erillistä käsittelyä, ja laskut näyttävät Fennoasta lähtiessään aina samalta riippumatta siitä, kuka ne vastaanottaa. Erillisestä verkkolaskujen lähetysjärjestelmästäkin päästiin samalla eroon.

"Nyt kaikki menee Mewsistä suoraan Fennoaan. Prosessissa on muutama palikka vähemmän, kirjanpito on reaaliaikaista ja liiketoimintaa voidaan seurata ajantasaisemmin."

Mewsin tapahtumat näkyvät taloushallinnossa nopeammin

Automaatio on vähentänyt Mewsin kuukausittaiseen raportointiin liittyvää kiirettä ja tasoittanut työn rytmiä. Aineistoa ei tarvitse enää koota ja viedä Fennoaan yhtenä isona eränä, vaan tapahtumat siirtyvät pitkin kuukautta. Näin majoitusjärjestelmässä syntynyttä myyntiä voidaan seurata Fennoassa aiempaa ajantasaisemmin.

Mews–Fennoa-integraatio automatisoi yhden osan Visit Inarin taloushallinnon tiedonsiirrosta. Yrityksellä on käytössä myös muita järjestelmiä, joiden tiedonsiirtoa voidaan kehittää myöhemmin.

Visit Inari odottaa integraation hyötyjen näkyvän erityisen selvästi talvella, joka on yrityksen kiireisin sesonki. Kun tapahtumia on paljon, Mewsistä nopeasti saatava tieto auttaa seuraamaan majoitusliiketoimintaa silloinkin, kun aikaa yksittäisten asioiden selvittelyyn on vähiten.

Laaja toimintaympäristö vaati tarkkaa sovittamista

Visit Inarin toimintaan kuuluu majoitusta, ravintolatoimintaa, aktiviteetteja, kuljetuksia sekä kauppaa niin Suomessa, EU-alueella kuin sen ulkopuolellakin. Käytössä on useita eri arvonlisäverokantoja sekä tilikoodeja ja kustannuspaikkoja, mikä toi käyttöönottoon oman vivahteensa.

"Vaikka olemme kohdanneet haasteita, niihin on reagoitu nopeasti ja ratkaisuja on pyritty löytämään ripeästi. Yhteistyö on ollut hyvää ja nopeaa."

Kokemus osoittaa, että mitä monipuolisempi asiakkaan liiketoiminta on, sitä tärkeämpää määrittelyvaiheessa on kartoittaa erilaiset tapahtumalajit, verokäsittelyt, tiliöinnit ja kustannuspaikat mahdollisimman kattavasti. Samalla juuri tällaisissa ympäristöissä integraation tuottama hyöty voi olla suuri, kun suuri määrä toisistaan poikkeavia tapahtumia saadaan kulkemaan hallitusti.

Kuunvaihteen pakollinen työvaihe jäi pois

Ohlson suosittelee integraatiota yrityksille, jotka haluavat vähentää tositteiden vientiin ja raporttien siirtämiseen käytettyä aikaa. Konkreettisin muutos on ollut se, ettei kuunvaihde enää edellytä paikallaoloa tiettynä päivänä vain aineiston siirtämistä varten.

"Integraatio vei pois kuunvaihteeseen liittyneen huolen. Majoitusjärjestelmän raportointia ei tarvitse tehdä enää manuaalisesti, vaan aineisto menee automaattisesti Fennoaan." Linda Ohlson, järjestelmävastaava, Visit Inari Oy

Visit Inarin mukaan integraatiot kehittyvät sitä paremmiksi, mitä laajemmin niitä käytetään, ja yrityksen monipuolinen liiketoiminta on hyvä esimerkki siitä, kuinka saman järjestelmäkokonaisuuden pitää pystyä palvelemaan hyvin erilaisia tapahtumia. Jatkossa Visit Inari näkee mahdollisuuksia automatisoida myös muita järjestelmävirtoja sitä mukaa, kun sopivia ratkaisuja löytyy.