WooCommerce-verkkokaupan myynti ei kirjaudu kirjanpitoon itsestään. Jos tilaukset syötetään käsin tai viedään kuukausittain tiedostona, työ kasvaa tilausmäärän mukana ja virheiden riski sen mukana. Automaattinen integraatio hoitaa siirron, mutta sen toimivuus ratkeaa muutamassa käytännön asiassa, jotka kannattaa päättää ennen käyttöönottoa: milloin tilaus siirretään, miten palautukset käsitellään ja miten myynti kirjataan. Jos olet vasta valitsemassa verkkokauppa-alustaa, lue ensin vertailumme Shopify vai WooCommerce: kumpi sopii paremmin suomalaiselle verkkokaupalle?
WooCommerce-integraatio taloushallintoon lyhyesti: Integraatio siirtää verkkokaupan tilaukset, maksutapahtumat ja asiakastiedot automaattisesti kirjanpito- tai laskutusohjelmaan ilman käsin tehtävää syöttöä. Siirto käynnistyy yleensä siitä, että tilauksen status vaihtuu valituksi statukseksi.
Mitä tietoa WooCommercen ja taloushallinnon välillä siirretään?
Flashnoden WooCommerce-integraatioissa tyypillisesti siirrettävää tietoa ovat:
- Tilaukset ja laskut: maksetut tai laskutettavat tilaukset asiakas-, tuote-, hinta- ja toimitustietoineen. Siirto tapahtuu, kun tilauksen status vaihtuu valittuun tilaan.
- Maksutapahtumat: maksut tuodaan palkkio- ja kirjanpitokirjauksia varten.
- Varastosaldot: saldot voidaan tuoda toisesta järjestelmästä verkkokauppaan, ja tuotteet tunnistetaan yleensä tuotenumeron eli SKU:n perusteella.
- Tuotetiedot ja tilausstatukset: tuotekuvauksia ja tilausstatuksia voidaan tuoda takaisin verkkokauppaan.
Tilausstatus ratkaisee, milloin tilaus siirtyy kirjanpitoon
Koska siirto käynnistyy tilausstatuksesta, on ensin tunnettava WooCommercen statukset. WooCommercen oman dokumentaation mukaan keskeiset statukset ovat:
- Pending payment: tilaus on vastaanotettu, mutta maksua ei ole tehty.
- Processing: maksu on vastaanotettu ja varastosaldoa on vähennetty. Tilaus odottaa toimitusta.
- On hold: tilaus odottaa maksun vahvistusta. Varastosaldoa on vähennetty, mutta maksu pitää vielä vahvistaa.
- Completed: tilaus on toimitettu ja valmis.
- Failed: maksu epäonnistui tai se hylättiin.
- Cancelled: ylläpitäjä tai asiakas peruutti tilauksen.
- Refunded: ylläpitäjä on hyvittänyt tilauksen arvon kokonaan maksun jälkeen.
Käytännössä on valittava, minkä statuksen kohdalla tilaus viedään kirjanpitoon. Jos siirto tehdään tilassa Processing, myynti kirjautuu heti maksun jälkeen. Jos se tehdään vasta tilassa Completed, kirjaus odottaa toimitusta. Kumpikin on perusteltu valinta eri yrityksille, ja oikea vaihtoehto kannattaa sopia yrityksen oman kirjanpitokäytännön ja tilitoimiston kanssa. Tilaa On hold ei kannata käyttää siirron laukaisijana, koska maksua ei ole siinä vaiheessa vielä vahvistettu.
Palautukset ovat yleisin kompastuskivi
WooCommercen palautusdokumentaation mukaan täysi palautus muuttaa tilauksen tilaan Refunded, mutta jos koko tilauksen arvoa ei palauteta, tilauksen status pysyy ennallaan. Lisäksi statuksen muuttaminen käsin tilaan Cancelled tai Refunded ei palauta rahaa asiakkaalle, vaan palautus on tehtävä palautustoiminnolla. Palautus voi olla automaattinen (raha palautetaan maksutavan kautta, jos maksupalvelu tukee sitä) tai manuaalinen (WooCommerce kirjaa palautuksen, mutta rahan palauttaa kauppias itse).
Tästä seuraa käytännön kysymys, joka kannattaa esittää integraation toimittajalle ennen käyttöönottoa: jos siirto perustuu pelkkään tilausstatukseen, huomaako se osapalautukset, joissa status ei muutu? Palautusten käsittely vaihtelee integraatiosta toiseen, joten sitä ei kannata olettaa vaan varmistaa testitilauksilla.
Jokainen tilaus omana laskunaan vai koontikirjaus?
Verkkokaupan myynti voidaan viedä kirjanpitoon kahdella yleisellä tavalla: jokainen tilaus omana laskunaan tai koontina, esimerkiksi päivän tai maksupalvelun tilityksen mukaan. Flashnoden MyFlashnode-palvelun kuvauksessa molemmat mallit esiintyvät erillisinä vaihtoehtoinaan. Tilauskohtainen lasku antaa tarkimman jäljen ja sopii erityisesti yritysasiakkaille, joille lasku lähtee tilauksesta. Koontikirjaus pitää kirjanpidon kevyempänä, kun tilauksia on paljon ja asiakkaat ovat kuluttajia. Valinta kannattaa tehdä yhdessä tilitoimiston kanssa.
ALV ja SKU: kaksi perusasiaa kuntoon ennen integraatiota
ALV-kannat: Verohallinnon mukaan yleinen arvonlisäverokanta on 25,5 prosenttia (1.9.2024 lähtien) ja alennettu kanta on 13,5 prosenttia (muun muassa elintarvikkeet, alennettu kanta laski 14 prosentista 13,5 prosenttiin 1.1.2026). Jos verkkokaupassa myydään tuotteita eri verokannoilla, varmista, että jokaisen tuotteen ALV-luokka on oikein WooCommercessa ja että se kulkee tilausrivin mukana kirjanpitoon.
SKU: Koska tuotteet ja varastosaldot tunnistetaan yleensä tuotenumeron perusteella, SKU:n pitää olla yksilöllinen ja sama verkkokaupassa ja kirjanpito- tai varastojärjestelmässä. Epäyhtenäiset tuotenumerot ovat tyypillinen syy siihen, että integraation käyttöönotossa joudutaan korjaamaan dataa.
Mihin taloushallinto-ohjelmiin WooCommerce voidaan yhdistää?
Flashnoden WooCommerce-integraatiosivulla taloushallinto-ohjelmista on listattu Easor, Fennoa, Lemonsoft, Netvisor, Procountor, Talenom, Visma ePasseli, Visma Nova ja Visma.net. Lista ei ole suositusjärjestys: sopiva ohjelma on yleensä se, jota yritys tai sen tilitoimisto jo käyttää. Jos käytössä on jokin muu ohjelmisto, sen yhdistettävyys arvioidaan tapauskohtaisesti. Esimerkkejä toteutuksista: Verkkokaupan tilausten automaattinen siirto Netvisoriin, Myyntitiedot suoraan järjestelmistä Fennoaan ja MyFlashnode: tilaukset Procountoriin. Eri ohjelmien eroista on lisää vertailussamme Netvisor, Procountor, Fennoa vai Easor -vertailu.
Tarkistuslista ennen käyttöönottoa
- Mikä tilausstatus käynnistää siirron (Processing vai Completed)?
- Miten täydet ja osittaiset palautukset siirtyvät kirjanpitoon, ja miten ne testataan?
- Viedäänkö myynti tilauskohtaisina laskuina vai koontina?
- Ovatko ALV-luokat ja SKU:t oikein ja yhtenäiset molemmissa järjestelmissä?
- Mitä tapahtuu virheelliselle tai puutteelliselle tilaukselle, ja kuka saa siitä ilmoituksen?
- Kuka ylläpitää integraatiota, kun WooCommercen tai kirjanpito-ohjelman rajapinta muuttuu?
Usein kysyttyä
Voiko WooCommercen yhdistää mihin tahansa kirjanpito-ohjelmaan? Yhdistettävyys riippuu siitä, tarjoaako kirjanpito-ohjelma rajapinnan. Flashnoden integraatiosivulla on listattu yleisimmät suomalaiset taloushallinto-ohjelmat (ks. yllä), ja muut ohjelmistot arvioidaan tapauskohtaisesti.
Kumpi on parempi siirron laukaisija, Processing vai Completed? Kumpikaan ei ole yleisesti parempi. Processing kirjaa myynnin heti maksun jälkeen, Completed vasta toimituksen jälkeen. Valinta kannattaa tehdä yrityksen kirjanpitokäytännön ja tilitoimiston kanssa.
Siirtyykö varastosaldo molempiin suuntiin? Flashnoden WooCommerce-integraatiossa tilaukset viedään verkkokaupasta toiseen järjestelmään ja varastosaldot voidaan tuoda toisesta järjestelmästä verkkokauppaan. Tuotteet tunnistetaan yleensä SKU:n perusteella.
Mitä tapahtuu, jos tilauksessa on virhe? Netvisor-artikkelissamme kuvatussa Flashnoden toteutuksessa puutteelliset tilaukset, jotka estäisivät kirjauksen, merkitään virheilmoituksella sen sijaan että ne hiljaa hylättäisiin. Henkilöstö voi korjata tiedon ja ajaa tilauksen uudelleen.
Yhteenveto
WooCommerce-integraation onnistuminen ei ratkea pelkästään ohjelmistovalinnasta vaan siitä, onko tilausstatus, palautusten käsittely, kirjaustapa, ALV-luokat ja tuotenumerot päätetty ja testattu ennen käyttöönottoa. Kun nämä ovat kunnossa, tilaukset ja maksut päätyvät kirjanpitoon ilman käsityötä, ja varastosaldo pysyy ajan tasalla.
Flashnode toteuttaa WooCommerce-verkkokaupan ja taloushallinto-ohjelmiston välisiä integraatioita, ja voimme käydä yrityksesi tilanteen läpi maksuttomassa kartoituksessa.
